Korkeakoulukirjaston työyhteisöviestintää Facebookissa

Lahden ammattikorkeakoulun korkeakoulukirjastossa on valjastettu sosiaalinen media myös työyhteisöviestinnän käyttöön. Kokemuksia Facebook –viestinnästä on nyt kerätty noin kahden vuoden ajalta.  Tässä artikkelissa kuvataan kokemuksia Lahden korkeakoulukirjaston sosiaalisen median käyttöä viestinnässä.

Kirjoittaja: Riikka Sinisalo

Mitä oli ennen somea?

Sosiaalisen median käyttö organisaatioiden viestintäkanavana on yleistynyt ja sen odotetaan jopa nousevan työyhteisöviestinnän käytetyimmäksi kanavaksi seuraavan vuosikymmenen aikana (Cardon & Marshall 2015). Sosiaalinen media onkin monella tapaa jo korvannut perinteistä sähköistä tiedonvälitystä (Lewis 2014) ja työkäytössä sillä pyritään edistämään erityisesti tiimien välistä kommunikaatiota ja yhteistyötä (Cardon & Marshall). Millaisia kokemuksia korkeakoulukirjasto on kerännyt työyhteisöviestinnästä sosiaalisessa mediassa?

Lahden ammattikorkeakoulun tieto- ja kirjastopalvelujen sisäisen viestinnän kanavana oli pitkään sähköposti ja erityisesti siinä julkaistava koottu viikkotiedote. Sähköpostilla tulevaa viikkotiedotetta oli kuitenkin hankala päivittää ja keskusteluketjut eriytyivät, joten kokonaiskuva jäi pirstaleiseksi. Seuraavaksi viikkotiedote siirrettiin Lahden ammattikorkeakoulun wikiin, jossa kaikki voivat muokata samaa dokumenttia. Tämä tapa toimi aluksi hyvin, mutta sähköisten kalenterien helpon jaettavuuden aikana myös wikiin kootun viikkotiedotteen hyödyllisyys kyseenalaistettiin, erityisesti myös siksi ettei wikin tarjoamia muita sosiaalisen median ominaisuuksia, kuten kommentointia, käytetty kovinkaan tehokkaasti.

Ratkaisuna Facebook

Seuraavaksi asiaa tarkasteltiinkin uudesta näkökulmasta; millaista sisäisen viestinnän kanavaa korkeakoulukirjasto tarvitsee ja mitä siellä viestitään? Tarpeina olivat sähköpostitulvan hillitseminen ja avoimen keskustelun edistäminen sekä foorumi oman alan uutisten jakamiselle ja kommentoinnille erityisesti oman työn ja työyhteisön kehittämisen näkökulmasta. Tämän tarkastelun pohjalta heräsi ajatus sisäisen, kaikkia koskevan viestinnän ja keskustelun siirtämisestä Facebookiin.

Facebook –ryhmän perustaminen on helppoa ja nopeaa. Suurin osa korkeakoulukirjaston henkilöstöstä oli jo Facebookissa ja ilmoittivat ryhmän kokoajalle käyttämänsä tilin tiedot ryhmään lisäämistä varten. Myös uusia tilejä ja työprofiileita perustettiin. Vähemmän Facebookin käyttävillä on mahdollisuus myös tilata viestit profiilinsa kautta sähköpostiinsa.

Kokemuksia ja kehittämistarpeita

Sosiaalista mediaa työyhteisöviestinnän välineenä voi tarkastella kolmesta eri näkökulmasta: tiedon lähteenä, tiedon jakamisvälineenä ja vuorovaikutuksen alustana (Lewis 2014). Facebookin käyttäminen työyhteisöviestintään on madaltanut kynnystä viestiä myös arkipäivän asioista ja sattumuksista sekä lisännyt ammatilliseen keskusteluun osallistumista erilaisilla uutis- ja juttujaoilla sekä niitä seuraavalla keskustelulla. Myös kynnys alustalle kirjoittamiseen on matalampi sivuston keskustelevan luonteen vuoksi. Aktiivisimpia olivat varsinkin alussa aiemminkin enemmän Facebookia käyttäneet, mutta hiljalleen palvelun kautta pääsivät ääneen myös uudemmat palvelun käyttäjät.

Facebook –ryhmässä viestinnässä on myös haasteita. Suurimpana ongelmana on viestien huono haettavuus, Facebookin hakutoiminto ei valitettavasti ole kovinkaan käyttökelpoinen. Toisaalta tämä puute on myös tiedossa, joten se ehkä omalla tavallaan myös rohkaisee keskustelemaan kun ryhmän luonne on väliaikaisempi. Toisena haasteena on tietty työn ja vapaa-ajan sekoittuminen, monella kun on myös työkäytössä henkilökohtainen Facebook –profiili, jolloin henkilökohtaiselle Facebook –tilille tulee ilmoituksia ryhmän tapahtumista ja julkaisuista myös vapaa-ajalla. Toki tämä on asetuksissa myös estettävissä.

Tilanteita, joissa ryhmää eniten käytetään, ovat erilaiset tiedustelut ja kysymykset sekä arjen käytänteisiin liittyvä viestintä. Myös oman alan uutisiin reagoidaan ja niistä nousee keskustelua oman toiminnan näkökulmasta, usein kehittämismielessä. Kynnys kysymyksen esittämiselle on sosiaalisessa mediassa monesti matalampi kuin esimerkiksi koko korkeakoulukirjaston sähköpostilistalle viestittäminen, joten avoimuus on lisääntynyt. Facebook –ryhmässä esiin nostettuja asioita onkin viety tarpeen mukaan käsiteltäväksi myös korkeakoulukirjaston tiimeihin.

Paluuta vanhaan aikaan on tässä vaiheessa hankala ajatella, Facebookista on tullut jo luonteva osa korkeakoulukirjaston sisäistä viestintää. Facebookin puolesta puhuvat sen yleisyys ja tuttuus, jonka vuoksi se valikoitui käyttöön muiden tarjolla olevien alustojen, kuten Yammer, sijasta. Toisaalta sosiaalisen median aiheuttama jatkuva tavoitettavuus haastaa paikoin työajan ja vapaa-ajan välistä rajaa.

Lähteet:

Cardon, P.W. & Marshall, B. 2015. The Hype and Reality of Social Media Use for Work Collaboration and Team Communication. International Journal of Business Communication, Vol.52(3), pp.273-293.

Lewis, T. 2014. Tweeting @ Work: The use of social media in professional communication. Information Services & Use, Vol.34(1-2), pp.89-90.

Kirjoittaja

Riikka Sinisalo työskentelee informaatikkona Lahden ammattikorkeakoulussa Tieto- ja kirjastopalveluissa.

Lahti 11.12.2015

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *