Simulaatiotyöpajalla ymmärrystä työelämän kaaosmaisuuteen

Hyvän työelämän ääni -hankkeessa pureudutaan kaaosmaisessa työelämässä toimimiseen, johtamiseen ja esimiestyöhön. Perinteisten seminaarien ja workshoppien rinnalle on haluttu löytää uusia tapoja käsitellä arkipäivän tilanteita.

Kirjoittajat: Sari Niemi, Markus Kräkin

Työelämän muutos

Työelämän muutoksesta on tullut pysyvää. Työpaikkojen nopeat, isot ja pienet muutokset ovat saaneet kaaosmaisia piirteitä. Työtä pitäisi kuitenkin tehdä joka päivä, mieluiten entistä tehokkaammin, joustavammin ja paremmin. Työhyvinvointinäkökulma voi olla koetuksella jatkuvassa myllerryksessä.

Kokeilimme työelämän kaaosmaisten tilanteiden käsittelyä simulaatiolla. Simulaation tavoitteena oli kuvata erilaisia arjen työelämään liittyviä yllättäviä tilanteita, jotka voivat tuntua kaaosmaisillekin, havainnoida seikkoja, jotka tilanteiden syntyyn ovat vaikuttaneet, sekä löytää etenemisvaihtoehtoja ja keinoja tilanteiden ratkaisemiseksi. Laajemmin kyse on siitä, voiko simulaatioharjoitusta hyödyntää työelämätaitojen kehittämisessä ja kaaosmaisuuden ymmärtämisessä.

Simulaatiotyöpajojen toteutus

Ensimmäiset kaaosjohtamisen simulaatiot järjestettiin marraskuussa 2015 Lahden ammattikorkeakoulun simulaatio-oppimisympäristö Simultissa. Simulaatio toteutettiin liiketalouden opiskelijoiden, opettajien ja työelämän edustajien kanssa.

Kahden aamupäivän aikana käsiteltiin yhteensä kahdeksan erilaista työelämätilannetta. Opiskelijaryhmät toteuttivat työelämätilanteet ja muu ryhmä havainnoi. Osa tilanteista oli opiskelijaryhmien etukäteen valitsemia ja suunnittelemia. Osassa tilanteista roolijako oli sovittu etukäteen, mutta varsinaisen tilanteen tiesi ennalta vain ryhmän vetäjä. Tilanteet liittyivät esimerkiksi nopeisiin esimiesvaihdoksiin, kokousten yllättäviin käänteisiin, tekniikan toimimattomuuden tuomiin haasteisiin ja mainekriisien välttämiseen.

Osa työelämän kaaosmaisuudesta liittyy arjen tilanteiden yllätyksellisyyteen, joita on vaikea, ellei jopa mahdoton ennakoida. Niihin on siten myös haastava valmistautua. Simulaation eri tapauksiin opiskelijat kuitenkin valmistautuivat eri tavoin ennakkoon. Sen sijaan työelämän edustajat saapuivat simulaatioon ilman kovinkaan tarkkoja ennakkotietoja päivän kulusta. Simulaatio oppimis- ja kokeiluympäristönä antaa kuitenkin hyvän mahdollisuuden turvallisessa ympäristössä myös täydelliseen heittäytymiseen ja valmistautumattomuuden harjoitteluun.

Jokainen simulaatiotilanne purettiin opettajien johdolla keskustellen. Osallistujat kertoivat havainnoistaan, peilasivat niitä omakohtaisiin kokemuksiin ja miettivät ratkaisuvaihtoehtoja tilanteissa selviämiseen. Keskustelussa olennaista on antaa aikaa työelämän edustajien, opettajien ja opiskelijoiden väliselle dialogille, joka koettiin hyödylliseksi molemmin puolin. Kuitenkin työelämäedustajilla on usein paljon pidempi käytännön työelämäkokemus kuin opiskelijoilla. Purkutilanteessa tuleekin kiinnittää huomiota siihen, miten osallistumismahdollisuuksia tasoitetaan esim. pienryhmäkeskusteluilla.

Opiskelijat arvioivat tilaisuuksia erilaisena, mielenkiintoisena oppimiskokemuksena: ”tätä jaksaa seurata”, ”jännittävä”, ”opettavainen”, ”mieleenpainuva kokemus”. Myös työelämän edustajien näkökulmasta totutusta poikkeava menetelmä koettiin hyväksi ja kiinnostavaksi. Simulaatio on uusi tapa käsitellä työpaikkojen arkisia tilanteita ja myös peilata omaa työtään: ”Se menee tunteisiin ja alkaa tulla omia kokemuksia esiin.” Parannettavaakin jäi, mallia jatkokehitetään Hyvän työelämän ääni -hankkeessa.

Sari1

Kuva1. Simulaatiotilanteen seurantatila

Sari2

Kuva2. Simulaatiotila

Mitä työelämän kaaos on ja miten siinä toimitaan?

Simulaatiotilanteet toimivat työyhteisö- ja kaaosnäkökulmasta parhaiten orientaationa ja aiheen tai ilmiön avaajana. Työelämän kaaosmaiset tilanteet eivät ole kriisejä, vaan yllättäviä tilanteita, joihin ei voi valmistautua etukäteen. Työyhteisöissä ei ole mahdollista tietää ja hallita kaikkia tilanteita, vaikka usein yritetäänkin. Kaoottisuus johtaa siihen, että hallinnan välineitä työelämässä eivät enää ole suunnitelmat vaan hallinnan tunteen säilyttäminen tilanteessa kuin tilanteessa. Kyse on erilaisissa yllättävissä tilanteissa selviytymisestä.

Kaaossimulaatio myös paljasti, että kaaosmaisuuden taustalla on ainakin osin toimintatapamme. ”Pekkaa ei näy kokoushuoneessa ja hänellä on kaikki kokousmateriaalit” on tyypillinen tilanne, jonka taustalla ei ole vain ”Pekalle” tapahtunut yllättävä muutos päivän ohjelmaan vaan surkeat toimintatavat. Kokousmateriaaleja ei haluta tai ehditä toimittaa etukäteen, ne eivät ole yhteisessä muistissa vaan yhdellä henkilöllä ja niitä saatetaan jopa tarkoituksella pihdata. Sähköiset kalenterit täytetään palavereilla eikä sinne jää tai varata aikaa tehdä valmistelua.

Kokoukset tuntuvat turhille, osin juuri siksi, kun niitä ei valmistella. Tullaan palavereihin tekemään muita töitä. Ei tajuta palaverien aiheuttamia kokonaiskustannuksia – tai vielä pahempaa: ei välitetä niistä. Kyse on myös toisten arvostamisesta. Yksi ratkaisu tähän voi olla ”vapaaehtoisuuden näkökulma”, jossa palaverit ovat vapaaehtoisia, ne aikataulutetaan niin että kukin voi tulla kun tarpeelliseksi näkee ja niihin voi osallistua myös etänä. Tällöin palavereihin voi antaa panoksensa ennakkoon tai jälkikäteen, tai ne voi jopa jättää väliin tärkeämpien työtehtävien alta.

Usein yhä kaoottisemmassa työelämässä huonot toimintatavat sallitaan, niitä ei kyseenalaisteta eikä niistä rangaista. Esimies kohtaa myös kaaosmaisuuden, ja siten esimiestyökin saattaa kärsiä. ”Esimies on lahna” -tapauksessa esimies oli haluton ja kyvytön osallistumaan lainkaan kokouksen kulkuun. Hänen tiiminsä keskustelu ajautui muille raiteille, päätöksiä ei tehty ja tilanne tuntui kaaosmaiselle. Kaaoksessa esitetään helppoja ratkaisuvaihtoehtoja ”hommataan satulatuoli”, vaikka pitäisi puuttua paljon isompiin asioihin. Havainnointikykymme ei ole kovin hyvä, kun olemme tottuneet näihin tilanteisiin. Myös kynnys puuttua epäkohtiin, esimerkiksi kiusaamiseen, saattaa kaoottisessa ympäristössä nousta, jolloin ongelmat kasaantuvat entisestään.

Simuloiden kaaoksen ytimeen

Simulaatiotyöpajassa tarkoituksenmukaista ei ole, että haetaan yhtä oikeaa ratkaisua kaaosmaisen tilanteen ratkaisuun, vaan erilaisia näkökulmia. Kuvaava on se, että purkutilanteissa käytiin kriittistäkin keskustelua siitä, ovatko ratkaisuehdotukset hyviä vai ei. Tilanteiden muuttuessa on myös tärkeä ymmärtää, että moniulotteisessa ympäristössä ei aina ole yhtä ainoata oikeaa tai väärää ratkaisua, vaan eri tilanteisiin löytyy vain erilaisia vaihtoehtoja, joista toki jotkut saattavat toimia toisia paremmin.

Työelämän muutoksessa esimerkiksi ajasta ja paikasta riippumaton työ on lisääntynyt, mutta rakenteet ovat jääneet jälkeen. Keskusteluissa työelämän edustajien kanssa pohdimme mm. sitä, voimmeko simulaatiolla hahmottaa myös uusia rakenteita ja toimintatapoja, kuten tapoja hoitaa perinteisesti kokouksissa käsitellyt asiat. Simulaatiolla voitaisiin myös kyseenalaistaa olemassa olevien rakenteiden merkityksellisyys – asioita voi hoitaa yhä enemmän takertumatta organisaatiorakenteisiin.

Organisaatioissa pienet arkiset asiat ja kokemukset koetaan usein merkityksettömiksi tai ne jäävät kokonaan huomaamatta. Työhyvinvoinnin ja työnimun kannalta ihmisten arjen sujumisella ja subjektiivisilla kokemuksilla on kuitenkin iso merkitys. Simulaatioissa nämä pienet, usein havainnointikykymme ulkopuolelle jäävät yksityiskohdat nousevat esiin.

Simulaation yksi tarkoitus on oppia havainnoimaan työelämän tilanteita, jotta myös voi oppia ymmärtämään tilanteita oikeassa työelämässä. Toiset meistä toivovat, että työssä on tarkat tavoitteet ja ohjeet. Työelämä ei kuitenkaan ole selkeästi etenevä ja selkeä linjainen kokonaisuus, vaan sirpaleinen ja kompleksinen, perhosvaikutuksille altis hybridi. Jatkuvissa muutoksissa ja epävarmuudessa pitäisi vaan elää, vaikka ne tuntuvatkin epämukaville. Myös tähän simulaatiotyöpaja voi antaa eväitä.

Kirjoittajat

Sari Niemi on Hyvän työelämän ääni -hankkeen projektipäällikkö ja Markus Kräkin johtamisen ja HR:n lehtori Lahden ammattikorkeakoulun liiketalouden alalla. ESR-osarahoitteinen Hyvän työelämän ääni -hanke (1.4.2015–31.8.2017) keskittyy muuttuvan työelämän tuottavuuden ja työhyvinvoinnin kehittämiseen erityisesti pk-yrityksissä.

Lahti 30.12.2015

Kuvat: Päivikki Heikkinen

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *