Käyttöomaisuuden hallinnan parantaminen

Suomen kirjanpitolain mukaan kaikki liike- ja ammattitoimintaa harjoittavat ovat toiminnastaan kirjanpitovelvollisia (Kirjanpitolaki 1336/1997, 1:1§). Kirjanpidon päätarkoitukseksi voidaan määritellä yritystoiminnan tuloksen selvittäminen. Kirjanpidon tehtävänä on seurata yrityksen liiketoimia ja tuottaa niistä kirjanpitolain vaatima virallinen tilinpäätös. Myös tietynlaisten lakisääteisten raporttien, kuten veroilmoitusten, tuottaminen kuuluu kirjanpidolle. (Tomperi 2013a, 10-11.)

Kirjoittajat: Satu Granlund ja Marjatta Pasanen

Johdanto

Yksi osa kirjanpitovelvollisen kirjanpitoa on käyttöomaisuuskirjanpito, jonka tarkoituksena on seurata yrityksen käyttöomaisuushankintoja, kuten koneita ja niistä tehtäviä poistoja. (Salmi & Lahtinen 2008, 15.)

Marraskuussa 2015 julkaistun opinnäytetyöni aiheen sain työharjoittelupaikastani, jossa käyttöomaisuusohjelma vaihdettiin syksyllä 2015 Microsoft Dynamics AX:sta Kasperiin. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka tutkimuksen toimeksiantajayrityksen käyttöomaisuuden hallintaa voitaisiin parantaa uuden käyttöomaisuusohjelmiston avulla. Tutkimuksessa seurattiin yrityksen käyttöomaisuusohjelmiston vaihtoprosessia ja sen liitteeksi tehtiin ohjeistus kirjanpitäjille uuden ohjelmiston käytöstä.

Tutkimukselle asetettujen tavoitteiden pohjalta opinnäytetyön päätutkimuskysymykseksi muodostui: Kuinka uusi käyttöomaisuusohjelmisto voisi parantaa Yritys X Oy:n käyttöomaisuuden hallintaa?

Vastauksia pääkysymykseen pyrittiin selvittämään seuraavien alatutkimuskysymyksien avulla:

  • Miten käyttöomaisuuskirjanpito on tällä hetkellä järjestetty?
  • Mitä ominaisuuksia kohdeyritys tarvitsee käyttöönsä käyttöomaisuusohjelmistosta?

Tutkimus rajattiin koskemaan käyttöomaisuuskirjanpitoa kohdeyrityksessä, jossa hoidetaan noin 20 yrityksen kirjanpitoa.

Opinnäytetyö toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena. Empiriaosuuden aineisto kerättiin haastattelemalla kohdeyrityksen laskentapäällikköä, pääkirjanpitäjää ja kirjanpitäjää sekä uuden ohjelmiston toimittajan tuotepäällikköä. Yrityksessä haastattelut toteutettiin lokakuussa 2015 teemahaastattelulla. Ohjelmiston toimittajaa haastateltiin sähköpostin välityksellä lokakuussa 2015. Lisäksi aineistoa kerättiin havainnoimalla yrityksen taloushallinnon osastoa ohjelmiston vaihtoprosessin aikana.

Käyttöomaisuuden hallinta

Käyttöomaisuudella tarkoitetaan elinkeinotoiminnassa pysyvään käyttöön tarkoitettuja hyödykkeitä, kuten yrityksen koneita, laitteita ja rakennuksia. Taseessa yrityksen käyttöomaisuus esitetään pysyvät vastaavat -kohdassa. (Tomperi 2014, 114; Suulamo 2014, 90.)

Pysyviin vastaavien erien tarkoitus on tuottaa yritykselle tuloja usean tilikauden ajan. Tämän takia käyttöomaisuuden hankintamenoa ei voida kirjata kuluksi kokonaisuudessaan tilikaudelle, jolloin hyödyke on ostettu. (Tomperi 2013a, 36.)

Suunnitelman mukaisilla poistoilla tarkoitetaan koneiden, kaluston, rakennusten ja muiden pysyvien vastaavien hankintamenojen kirjaamista ennakolta laaditun suunnitelman mukaan kuluiksi niiden taloudellisen vaikutusajan kuluessa. Taloudellinen vaikutusaika on aika, jona hyödykkeen ennakoidaan tuottavan tuloja kirjanpitovelvolliselle. Hyödykkeen tekninen pitoaika on kuitenkin yleensä taloudellisesta vaikutusaikaa pidempi. (Tuomi-Sorjonen & Kosonen 2015, 135.)

Käyttöomaisuuden poistoaika tulee määritellä niin, että se vastaa kirjanpitovelvollisen omaa suunnitelmaa ja odotusta hyödykkeen taloudellisesta pitoajasta. Taloudellisen vaikutusajan määrittelemisen apuna voidaan käyttää kirjanpitovelvollisen omia kokemusperäisiä tietoja hyödykkeiden taloudellisista pitoajoista. Apuna voidaan käyttää myös saman toimialan muiden kirjanpitovelvollisten tietoja taloudellisista pitoajoista. (Yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 2007, 15.)

Käyttöomaisuuskirjanpito

Käyttöomaisuuskirjanpito on osa taloushallinnon kokonaisuutta, joka muodostuu pääkirjanpidosta, sen esiprosesseista, arkistoinnista sekä raportoinnista. (Lahti & Salminen 2008, 17). Käyttöomaisuuskirjanpitoprosessi voidaan jakaa karkeasti viiteen vaiheeseen, joista ensimmäisessä perustetaan hankinta käyttöomaisuusrekisteriin. Tämän jälkeen käyttöomaisuuden käsittely jatkuu poistolaskennalla ja poistojen kirjaamisella pääkirjanpitoon. Kolmas vaihe on käyttöomaisuuden myynti- ja romutustapahtumien käsittely ja niiden kirjaaminen pääkirjanpitoon. Viimeiset kaksi vaihetta sisältävät käyttöomaisuuskirjanpidon täsmäyttämisen pääkirjanpitoon ja tarvittavien käyttöomaisuusraporttien ajamisen. (Lahti & Salminen 2008, 123.)

Taloushallinnon järjestelmät

Kaikilla yrityksillä ja organisaatiolla on käytössään jonkinlainen taloushallinto- tai kirjanpitojärjestelmä. Työn tehokkuuteen ja sujuvuuteen voidaan merkittävästi vaikuttaa valitsemalla oikeat järjestelmät hyvällä käyttötoteutuksella. Taloushallinnossa käytetyt tietojärjestelmäratkaisut pystytään jakamaan kahteen eri pääryhmään, erillisjärjestelmiin eli valmisohjelmistoihin ja integroituihin kokonaisvaltaisiin ERP-järjestelmiin. (Lahti & Salminen 2008, 30-32.)

Pienille kirjanpitovelvollisille yleensä riittää standardikirjanpito-ohjelma, joka sisältää tarvittavat perusosiot, kuten ostoreskontran, myyntilaskutukset ja pääkirjanpidon. Standardiohjelmistoihin ei yleensä ole mahdollista tehdä räätälöintejä tai muutoksia. (Lahti & Salminen 2008, 32.)

Mitä suurempi yritys, sitä suuremmat tarpeet on sen taloushallintojärjestelmälle. Yleensä suurimmilla yrityksillä on käytössään ERP-ohjelmisto tai toimialalle tarkoitettu operatiivinen järjestelmä. Isoimmille yrityksille tarkoitetuissa taloushallintosovelluksissa on laajemmat mahdollisuudet räätälöidä ja mukauttaa sovellusta yrityksen omiin tarpeisiin paremmin sopivaksi. Ohjelmistoista löytyy myös yleensä enemmän valmiina olevia erityisominaisuuksia, kuten käyttöomaisuuskirjanpito. Yritykset voivat hankkia operatiivisen pääjärjestelmän lisäykseksi osasovelluksia, jotka integroidaan tarvittaessa keskenään. (Lahti & Salminen 2008, 33.)

Kun yritys tai organisaatio valitsee käyttöönsä taloushallintojärjestelmiä, on tärkeää ensin pohtia, onko järkevämpää hankkia kullekin taloushallinnon osaprosessille paras mahdollinen erillissovellus vai käytetäänkö valmiiksi integroitua ERP-järjestelmää. Järjestelmän valintaan vaikuttavat esimerkiksi sen hinta ja käyttäjäystävällisyys. Yrityksen tulee myös päättää, hankkiiko se itselleen järjestelmälisenssit vai vuokrataanko ne ja minkälaiseen IT-ympäristöön järjestelmät asennetaan. (Lahti & Salminen 2008, 40).

Sanna Lahti ja Tero Salminen selvensivät kirjassaan Kohti digitaalista taloushallintoa – Sähköiset talouden prosessit käytännössä, että yritysten valitsemat järjestelmät ovat usein kompromisseja, joissa ERP-järjestelmästä otetaan käyttöön taloushallinnon moduuleista pääkirjanpito, perusraportoinnit ja eri reskontrat. Tällöin muut taloushallintoon liittyvät prosessisovellukset, kuten käyttöomaisuuskirjanpito ja johdon raportointi, integroidaan erillisratkaisuina mukaan EPR-järjestelmään.(Lahti & Salminen 2008, 40.)

Isoille yrityksille on kannattavampaa käyttää käyttöomaisuuskirjanpidossa erillistä ohjelmistoa, sillä Excelissä hoidettava käyttöomaisuuskirjanpito sopii paremmin pienille yrityksille, joilla on vain vähän käyttöomaisuutta. Käyttöomaisuusrekisterille on usein oma moduulinsa taloushallinnon järjestelmissä. Käyttöomaisuuden hallinnalle olevat erityisohjelmat linkitetään liittymillä kirjanpitoon. (Lahti & Salminen 2008, 123.)

Käyttöomaisuusohjelmistolla on viisi oleellista etua verrattuna Exceliin:

  • Poistojen kirjaus pääkirjanpitoon ja automaattinen poistonlaskenta.
  • Järjestelmä laskee ja ylläpitää tietoja samanaikaisesti suunnitelman mukaisista poistoista, EVL-poistoista sekä poistoeroista. Myös IFRS-käyttöomaisuussaldojen ja poistojen laskenta voi olla mahdollista.
  • Uusien käyttöomaisuushankintojen automaattinen päivitys ostoreskontrasta.
  • Automaattisesti muodostettavat käyttöomaisuusraportit, joita tarvitaan veroilmoitukseen ja tilinpäätöksen liitetietoihin.
  • Automaattisten raporttien ottaminen käyttöomaisuuden erittelyistä haluttuna ajankohtana. (Lahti & Salminen 2008, 124.)

Empiria

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona yritykselle, johon kuuluu parikymmentä yritystä Suomessa. Osa yrityksistä kuuluu samaan konserniin ja osa on lähipiiriyrityksiä. Lisäksi kohdeyrityksellä on liiketoimintaa Ruotsissa, Norjassa, Venäjällä ja Baltian maissa. Konsernin emoyhtiön liikevaihto vuonna 2014 oli noin 130 miljoonaa euroa. Työntekijöitä konsernilla oli samana vuonna noin 750 henkilöä.

Yrityksen päätarkoitus on valmistaa ja myydä hyödykkeitä kuluttajille ja julkiselle sektorille. Oman valmistuksen ohella kohdeyrityksen myymälöissä myydään myös muiden yritysten valmistamia hyödykkeitä. Kohdeyrityksen tuotteita myydään myös muiden jälleenmyyjien myymälöissä.

Yrityskokonaisuus on jaettu niin, että kukin yritys hoitaa omaa liiketoiminta-aluettaan. Esimerkiksi yksi yritys vastaa hyödykkeiden valmistamisesta, toinen yritys myy niitä kuluttajille ja kolmas myy hyödykkeitä julkiselle puolelle. Kiinteistöistä vastaa yksi isompi yritys sekä pienet kiinteistöyritykset.

Valmistuksesta vastaavalla yrityksellä on vuodesta 2010 lähtien ollut käytössä Microsoft Dynamics AX -toiminnanohjausjärjestelmä, joka otettiin käyttöön muilla yrityksillä vuonna 2014. Pääkirjanpidon lisäksi toiminnanohjausjärjestelmässä on ostoreskontra ja käyttöomaisuuskirjanpito, sekä valmistusyrityksen myyntireskontra. AX:n käyttöomaisuusohjelman ohella kohdeyritys on joutunut pitämään osakirjanpitoa Excelissä EVL-laskennasta ja poistoeroista.

Käyttöomaisuuskirjanpito siirrettiin toiminnanohjausjärjestelmään liittymällä integroitavaan Kasperi -ohjelmistoon syksyn 2015 aikana. Kasperi on Espina Oy:n kehittämä poistolaskentaan ja käyttöomaisuuden hallintaan erikoistunut ohjelmisto, jota Suomessa käyttää lähes 1 500 yritystä (Espina Oy 2015)

Tutkimuksen tulokset

Haastattelua varten kohdeyrityksen taloushallinnon työntekijöille laadittiin yksitoista avointa kysymystä sisältänyt haastattelurunko, johon haastateltavat saivat etukäteen tutustua. Haastattelu toteutettiin yksilöhaastatteluna, joka kesti noin 20 minuuttia. Haastattelussa selvitettiin muun muassa, mitkä ovat nykyisen käyttöomaisuusohjelmiston ongelmat, mitä uudelta käyttöomaisuusohjelma odotetaan ja miten käyttöomaisuuskirjanpito on käytännössä tähän mennessä hoidettu yrityksessä. Toimittajan haastattelussa selvitettiin uuden ohjelmiston vahvuuksia ja vaihtoprosessin sujuvuutta.

Yrityksessä käytössä ollut Microsoft Dynamics AX:n käyttöomaisuusohjelma ei vastannut kohdeyrityksen käyttöomaisuuskirjanpidon tarpeita, sillä siitä puuttui kokonaan EVL-laskenta ja poistoerolaskenta. Näiden osalta yrityksessä on jouduttu pitämään osakirjanpitoa lukuisissa eri Exceleissä. AX:n ohjelman positiivisiksi puoliksi haastateltavat näkivät sen, että siirtoja eri ohjelmien välillä ei tarvinnut tehdä, koska käyttöomaisuusohjelma sijaitsi pääkirjanpidon kanssa samassa ohjelmassa.

Haastateltavien mukaan hyvä käyttöomaisuusohjelma on tehty juuri käyttöomaisuuskirjanpidon näkökulmasta ja sieltä saadaan kaikki käyttöomaisuuteen liittyvät tiedot. Hyvässä käyttöomaisuusohjelmassa voidaan laskea kaikki poistot ja poistoerot. Lisäksi sieltä voidaan tulostaa halutunlaisia raportteja.

Toimeksiantajayrityksessä pienet käyttöomaisuuserät viedään suoraan kirjanpitoon. Isot projektit viedään keskeneräisiin investointeihin ja niiden seuraamista varten perustetaan investointinumero. Kun projekti valmistuu, siirretään kohde oikeaan käyttöomaisuuserään.

Käyttöomaisuuden hallintaa parannetaan sillä, että yhtenä osana vaihtoprosessia, jouduttiin yrityksessä käymään läpi kaikki käyttöomaisuuskohteet ja niiden tiedot. Käyttöomaisuutta oli yrityksessä käyty läpi jo edellisen käyttöomaisuusohjelman vaihtoprosessin kohdalla.

Yrityksessä kehitettävää on vielä käyttöomaisuuskirjanpidon ajan tasalla pitämisessä. Esimerkiksi tieto jonkin koneen käyttöönottamisesta saattaa tulla kuukausien viiveellä. Tiedon kulun nopeuttaminen olisi tärkeää varsinkin tilinpäätösaikaa ajatellen.

Käyttöomaisuusohjelman vaihdon kehittämisprojektia voidaan arvioida tässä vaiheessa varsin onnistuneeksi, vaikka käyttökokemusta ei vielä ole kertynyt pitkältä ajalta. Varsinainen loppuarvio kehittämisprosessista voidaan tehdä veroilmoitusten jättämisen jälkeen, jolloin ohjelmistolle on kertynyt jo käyttökuukausia ja sen kaikkia toimintoja on päästy kokeilemaan käytännössä.

Yhteenveto

Esitellyn opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, kuinka Yrityksen X käyttöomaisuuden hallintaa voitaisiin parantaa uudella käyttöomaisuusohjelmistolla. Pääkysymyksen avuksi laadittiin seuraavat kaksi alakysymystä:

  • Miten käyttöomaisuuskirjanpito on tällä hetkellä järjestetty?
  • Mitä ominaisuuksia kohdeyritys tarvitsee käyttöönsä käyttöomaisuusohjelmistosta?

Tutkimuksen tulosten mukaan kohdeyrityksen käyttöomaisuuden hallintaa voidaan parantaa merkittävästi Kasperi -käyttöomaisuusohjelmistolla. Kun kaikki käyttöomaisuustiedot saadaan yhdestä luotettavasti ohjelmasta, voidaan minimoida mahdolliset virheet laskennassa ja tietojen käsittelyssä. Tällöin tieto ei keskity liikaa vain muutaman henkilön varaan vaan ulkopuolisenkin on helppo päästä jäljille yrityksen käyttöomaisuuskirjanpidosta.

Uusi käyttöomaisuusohjelmisto myös nopeuttaa tutkimuksen tulosten mukaan kohdeyrityksen käyttöomaisuuskirjanpitoa. Enää kirjanpitäjän ei tarvitse laskea monesta eri Excel -taulukosta tietoja tilinpäätöstä tai veroilmoitusta varten vaan tiedot voidaan tulostaa suoraan Kasperista. Myöskään Excel -taulukoiden ylläpitämiseen ei tarvitse enää käyttää aikaa.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että toimeksiantajayritys tarvitsee ohjeistuksen käyttöomaisuudesta vastaaville henkilöille siitä, milloin ja millaista tietoa heidän tulee välittää yrityksen taloushallintoon. Tämä helpottaisi yrityksen käyttöomaisuustietojen ajan tasaista ylläpitoa.

Lähteet:

Espina Oy. 2015. Kasperi käyttöomaisuuden hallintaan. Esite.

Kirjanpitolaki 1336/1997. [viitattu 26.9.2015]. Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1997/19971336#L1

Lahti, S. & Salminen, T. 2008. Kohti digitaalista taloushallintoa – sähköiset talouden prosessit käytännössä. Helsinki: WSOYpro.

Suulamo, A. 2014. Kiinteistöyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös. Helsinki: Kiinteistöalan Kustannus Oy.

Tomperi, S. 2013. Käytännön kirjanpito. Helsinki: Edita.

Tomperi, S. 2014. Yritysverotus ja tilinpäätössuunnitelu. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Tuomi-Sorjonen, P. & Kosonen, P. 2015. Tilikausi. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Kirjanpitolautakunta. 2007. Yleisohje suunnitelman mukaisista poistoista 16.10.2007. [viitattu 29.9.2015]. Saatavissa: http://ktm.elinar.fi/ktm/fin/kirjanpi.nsf/all/751B9F97EE8F7B2BC22573790048AF8E?openDocument

Kirjoittajat: Satu Granlund ja Marjatta Pasanen

Lahti 8.1.2016

 

 

Artikkelikuva: Lahden ammattikorkeakoulun kuvapankki

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *