Vastaanottokeskuksen henkilöstön ja materiaalivirtojen johtaminen

Tässä artikkelissa käsitellään Suomen Punaisen Ristin Hämeen Piirin Lahden vastaanottokeskuksen perustamiseen liittyneitä haasteita, joita tuli esiin käynnistämisvaiheessa henkilöstö- ja materiaalivirtojen johtamisessa. Lahden vastaanottokeskuksen ensimmäiset asukkaat tulivat 25.9.2015, 9 tuntia sen jälkeen, kun keskus oli käynnistetty. Ensimmäisten toimintaviikkojen jälkeen vastaanottokeskuksessa oli 650 asukasta. Lahden vastaanottokeskus ottaa vastaan turvapaikanhakijoita, järjestäen heille lain vaatimat olosuhteet perustoimentuloon. Artikkeli perustuu liiketalouden alalla tehtyyn opinnäytetyöhön.

Kirjoittajat: Satu Kettunen ja Marja Leena Kukkurainen

Johdanto

Lahden vastaanottokeskuksessa työskenteli sen perustamisvaiheessa suuri joukko vapaaehtoistyöntekijöitä, joiden määrä vaihteli päivittäin. Joku kävi auttamassa kerran ja toinen saattoi olla useamman viikon. Toiminta jaettiin kolmeen rakennukseen, kahteen majoitusrakennukseen sekä ruokailupalvelu varuskunnan vanhaan sotilaskotiin. Vapaaehtoistyöntekijöitä oli ruokahuollossa, terveydenhuollossa, kuljetuksessa, kiinteistönhuollossa, tulkkipalvelussa ja muissa tarvittavissa tehtävissä. Vapaaehtoistyöntekijöiden lisäksi yksikössä työskenteli kansainvälisen avun asiantuntijoita terveydenhuoltopalveluissa siihen asti kunnes yksikköön rekrytoitiin työsuhteeseen henkilökuntaa lokakuun puolessa välissä.

Humanitaarinen työ

Humanitaarisen oikeuden keskeiset sopimukset perustuvat vuoden 1949 Geneven sopimuksiin, jotka tehtiin Punaisen Ristin kansainvälisen komitean aloitteesta. Sopimusten periaatteena on ihmiselämän kunnioittaminen. (Punainen Risti.) Humanitaarisen toiminnan tavoitteena on ihmishenkien pelastaminen, inhimillisen hädän lievittäminen ja erilaisten kriisien aikana ylläpitää ihmisarvoa ja oikeuksia. Kansainvälinen pakolaisten oikeusasemaa koskeva yleissopimus (The Convention relating to the Status of Refugees, CRSR) määrää valtioita auttamaan, jos niiden alueelle saapuu pakolaisia. Sopimus velvoittaa valtioita tekemään yhteistyötä YK:n pakolaisjärjestön (UNHCR) kanssa. Humanitaarinen toiminta Suomessa nojautuu kyseessä oleviin oikeudellisiin lähteisiin.

Vuonna 2012 voimaan tullut ulkoasianministeriön linjaus ohjeistaa Suomen humanitaarisen toiminnan kansallisella tasolla. (Yhdistyneet Kansakunnat 2013.) Sisäasianministeriö vastaa vastaanottokeskusten perustamisista ja niiden lakkauttamisista. Maahanmuuttovirasto hoitaa kustannukset ja turvapaikkahakemusten käsittelyn. (Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746, 10§.)

Turvapaikanhakijoiden ja pakolaisten vastaanottamisessa sekä vastaanottokeskusten ylläpidosta eri puolilla Suomea viranomaisten tukena toimii Suomen Punainen Risti. Suomen toimintojen lisäksi Punainen Risti toimii ja auttaa eri puolilla maailmaa missä apua tarvitsevia ihmisiä on. Tämän toiminnan perusteena on ihmisoikeuksien ja oikeusturvan varmistaminen. (Punainen Risti 2015.)

Vapaaehtoistyöhön osallistujilla oli asiantuntijuutta monilta eri aloilta (muun muassa humanitaarinen työ, kriisityö, terveydenhuolto, logistiikka, ICT ja ravitsemus). Toukokuussa 2016 vastaanottokeskuksessa on asukkaita 300. Suurin osa perheistä on majoitettuna kahteen muuhun toimipisteeseen. Vastaanottokeskuksen on järjestettävä lain kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746 mukaan: majoituspalvelu, vastaanotto- ja käyttöraha, sosiaalipalvelut, terveydenhuoltopalvelut, tulkki- ja käännöspalvelut ja työ- ja opintotoiminta. (Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746, 13§.)

Toimitusketjun hallinta

Logistiikka käsittää materiaalin tai tavaran valmistuksen aina loppukäyttäjälle asti, siten että kaikki tapahtuu juuri oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Kaikki kustannustekijät sekä mahdolliset ympäristö- ja turvallisuusriskit pitää osata huomioida. Tämän materiaalivirran lisäksi logistiikkaan kuuluvat myös tieto- ja rahavirrat sekä niiden suunnittelu että vaikuttavuus sekä ympäristöön että yhteiskuntaan. (Logistiikan maailma 2016.)

Humanitaarisessa logistiikassa autetaan hädässä olevia ihmisiä, kun taas business-logistiikan alalla tavoitteena on tuottaa palveluja kustannustehokkaasti asiakkaille. Humanitaarisen logistiikan tarve tulee yhtäkkiä.  Tavaroiden kysyntä on epäsäännöllistä eikä sitä voida ennustaa. Logistiikkatoiminnot joudutaan kuitenkin käynnistämään heti avunpyynnön tullessa siinä vaiheessa, jossa tieto tarpeesta on vielä rajoittunutta. Tämä haaste jouduttiin ottamaan vastaan viime syksynä Lahden vastaanottokeskuksen käynnistyessä nopealla aikataululla.  Humanitaarisen logistiikan ja businesslogistiikan välillä olevia eroja on tarkasteltu tarkemmin taulukossa 1.

Kuva1

Taulukko1. Humanitaarinen logistiikka (muk. Kovacs & Spens 2007, 108)

Businesslogistiikassa yritys voi suunnitella toimitusketjunhallinnan huolellisesti, ottaa huomioon organisaation rakenteen sekä tarvittavan osaamisen jo yrityksen strategiassa. Näiden lisäksi otetaan huomioon kokemus ja tarvittavat taidot, jotta yritys olisi joustava ja aikaansaava. (Cohen & Roussel 2013, 115.)

Tutkimuksen tiedonkeruun menetelmät ja keskeiset tulokset

Tutkimuksen tiedonkeruumenetelmänä käytettiin yksilöhaastatteluja sekä osallistuvaa havainnointia dokumentoiden päiväkirjaan (Kananen 2008, 56–57). Tutkimuksessa haastateltiin kahta vastaanottokeskuksen työntekijää, joista toinen on kansainvälisen avun asiantuntija (delegaatti) ja toinen haastateltava on tällä hetkellä työsuhteessa vastaanottokeskuksessa.

Aineiston perusteella logistiikkaprosessissa nousi esille tärkeiksi asioiksi linjajohtaminen ja henkilöstö. Linjajohtamisessa tärkeää on organisaatio, jossa henkilöstön organisointi ja vastuualueet on määritelty.  Henkilöstön osaaminen eri työtehtävissä ja heidän koulutuksensa tulee saada kohtaamaan. Työnohjaus on erittäin tärkeässä osassa hyvinvoivan työntekijän kannalta. Henkilöstön tulee tunnistaa työturvallisuuteen liittyvät tekijät, että kaikki pystyvät tekemään turvallisesti töitä.

Materiaalivirtojen johtamisesta nousi aineiston perusteella keskeisiksi asioiksi logistisen prosessin johtaminen ja logistiikkatoiminnan organisointi. Logistisen prosessin johtamisessa tärkeitä asioita ovat sen hallinta, työtehtävien keskittäminen ja valtuuttaminen tietyille vastuuhenkilöille unohtamatta logistisen prosessin henkilöstöresursseja.Taustaorganisaatio edellyttää hankinnan vastuuhenkilöitä, joiden hyväksymänä hankinnat voidaan suorittaa. Tämän vuoksi esille nousivat vielä byrokraattisuus ja juridiikka (esim. hankintaoikeus), jotka voivat hankaloittaa ja hidastaa työntekoa. Informaationkululla on suuri merkitys työn tekemiseen, oli se sitten talon sisäistä tai ulkoista.

Käynnistämisvaiheen haasteista nousi esiin kaksi tärkeää kohtaa, jotka ovat vapaaehtoiset työntekijät ja ratkaisut mahdollisiin ongelmakohtiin. Vapaaehtoisista työntekijöistä on tärkeää löytää osaajat ja sen jälkeen jakaa osaaminen tarvittaviin tehtäviin. Resurssit ja niiden yhteensovittaminen ovat käynnistämisen haasteissa tärkeä osa kuten eri osaajien yhteensovittaminen. Vastaanottokeskuksen käynnistämisen haasteena on, että asukkaita tulee suuri määrä lyhyessä ajassa eri kulttuuritaustasta. Ennakkotietoa ei ole tulevista asukkaista, joka helpottaisi kulttuurin huomioimista majoituksessa. Alun saapumisessa nousi tärkeiksi asioiksi peruselintoiminnot mm. terveydenhuolto, ruokahuolto ja majoitus.

Tehdyn SWOT –analyysin perusteella (kuvio 1) Hennalan vastaanottokeskuksen vahvuuksia ovat osaava ja joustava henkilöstö sekä nopea reagointikyky. Heikkouksia sen sijaan ovat henkilöstön riittämättömät resurssit, tiedonkulku ja menekin ennustaminen.

Satukettunen2

Kuvio1.  Hennalan vastaanottokeskuksen SWOT -analyysi

Ulkoisista tekijöistä voidaan mainita mahdollisuudet, joita ovat yhteistyö eri vastaanottokeskusten kanssa sekä Benchmarking. Uhkia sen sijaan ovat muutokset pakolaisvirrassa sekä vastaanottokeskusten väheneminen.

Yhteenveto

Humanitaarisen työn ennustamattomuuteen liittyvistä tekijöistä huolimatta, tämän opinnäytetyön perusteella tärkeitä vaiheita ovat henkilöstöresurssien hankinta ja organisointi, osaamisen tunnistaminen ja logistiikkaprosessin johtaminen alusta alkaen. Työntekijöiden hyvinvointia ei voi väheksyä ja siitä aiheutuvia seurauksia, niin positiivisia kuin negatiivisiakin. Vastaanottokeskukselle on erittäin tärkeää, että työnjohdolliset asiat ovat kunnossa. Kaikki tietävät mitä ja miten työt tehdään ja kuka on vastuussa mistäkin tehtävästä tai asiasta.

Kehittämisessä tuli esiin keskusvaraston perustamistarve ja varastokirjanpito. Jokainen yksikkö voi hakea tarvitsemansa tavarat keskusvarastosta ja varastokirjanpidolla tiedetään mitä ja kuinka paljon tavaraa on varastossa. Haastateltavien mukaan tällä mahdollistetaan kustannussäästöjä ja materiaalivirran tarkka seuranta.

Logistiikan kannalta on tärkeää tietää, kuinka asiat hoidetaan. Tarvitaan toimiva organisaatiorakenne ja mahdollisuus delegoida tehtävät oikeille työntekijöille, joilla on tarvittava osaaminen tehtävään. Varaston suunnittelu ja toteuttaminen käytännön kannalta on tärkeää. Hyvin suunniteltu varasto on turvallisen ja motivoivan työskentelyn ehto. Tavaran vastaanotto ja jakopisteet tulee suunnitella käytön kannalta jouheviksi, niin että kaikki voivat työskennellä siellä hyvin ja turvallisesti. Lisäksi jakopisteen tulee olla sekä työntekijöille että asiakkaille helppo käyttää.

Jatkossa tulee tutkia materiaalivirtojen hallintaa lähtölogistiikan puolelta, jolloin vastaanottokeskuksessa olevat turvapaikanhakijat tulisivat mukaan tutkimukseen. Tulisi tutkia kuinka heitä voitaisiin ottaa huomioon tavara valinnoilla ja mahdollisesti hyödyntää heidän osaamistaan. Lahjoitusmateriaalien laatua ja laatutasoa tulisi selvittää.  Lahjoitustavaran laadun varmistaminen ennen vastaanottoa on tärkeää, koska se vähentäisi lajittelussa olevien henkilöiden työmäärää. Tällöin resurssit voitaisiin ohjata niitä enemmän tarvitseviin tehtäviin ja kohteisiin. Laadun varmistuksella vaikutetaan myös jätteen määrään.

Lähteet

Cohen & Roussel, 2013. Strategic Supply Chain Management. 2. painos. New York, NY: McGraw-Hill Education.

Kananen J. 2008. Kehittämistutkimuksen kirjoittamisen käytännön opas. Miten kirjoitan kehittämistutkimuksen vaihe vaiheelta. Jyväskylä: Jyväskylän ammattikorkeakoulu.

Kovács G & Spens, K.M. 2007. Humanitarian logistics in disaster relief operations. Emerald. Int Jnl Phys Dist & Log Manage. Vol. 37, Iss. 2, pp. 99-114.
Kuntatyönantajat 2016. [Viitattu 21.1.2016] Saatavissa: http://www.kuntatyonantajat.fi/fi/tyoelaman-kehittaminen/hr/Sivut/default.aspx

Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746, 10§. [Viitattu 30.1.2016] Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110746#L2P12

Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746, 13§. [Viitattu 30.1.2016] Saatavissa: https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2011/20110746#L2P12

Logistiikan maailma 2016. [Viitattu 2.11.2015] Saatavissa: http://www.logistiikanmaailma.fi/wiki/Logistiikka_ja_toimitusketju
Suomen Punainen Risti 2015. Turvapaikanhakijoiden ja pakolaisten vastaanotto. [Viitattu 1.11.2015]. Saatavissa: https://www.punainenristi.fi/node/1013.

Punainen Risti.  Geneven sopimukset – humanitaarisen oikeuden ydin. [Viitattu 27.05.2016] Saatavissa: https://www.punainenristi.fi/node/1070/sodan-oikeussaannot/humanitaarisen-oikeuden-sopimukset.

Viitala, R 2013. Henkilöstöjohtaminen. 4. uudistettu painos. Helsinki: Edita Publishing Oy.

Yhdistyneet Kansakunnat 2013. Suomen humanitaarinen toiminta. [Viitattu 1.11.2015]. Saatavissa: http://www.yk.fi/node/471

Lahti 2.6.2016

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *