Tavoitteiden jalkauttaminen: Case Yritys X

Tavoitteiden jalkauttaminen on erittäin tärkeää jokaisen yrityksen toiminnassa. Ilman tavoitteita monen yrityksen on mahdotonta toimia. Yritys määrittää tavoitteet ja esimiehen tehtävänä on jalkauttaa ne alaisilleen. Voidaankin todeta, että tavoitteiden jalkautus on esimiehen varassa, mutta jokaisen panosta tarvitaan.

Kirjoittajat: Hanna Laitinen ja Tapio Kari

Tutkimuksen tausta

Tutkimus käsittelee Yritys X:n tavoitteiden jalkautusta. Tällä hetkellä uusien tavoitteiden jalkauttaminen yrityksessä ei ole toimivaa ja siihen toivotaan muutosta. Tutkimuksen tekeminen aloitettiin keväällä 2016 ja tutkimukseen osallistui Yritys X:n kuluttaja-asiakaspalvelun henkilöstöä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää henkilöstön mielipiteitä ja toiveita tavoitteiden jalkautukseen ja viestintään. Työn tarkoituksena oli saada selville ne asiat, jotka johtavat onnistuneeseen tavoitteiden jalkauttamiseen ja antaa Yritys X:lle kehitysehdotuksia tulevaisuutta varten.

Tutkimus sisälsi yhden pääkysymyksen: Mitä pitää ottaa huomioon, jotta tavoitteet saadaan hyvin jalkautettua Yritys X:ssä? Tutkimuksessa oli myös kolme alakysymystä: Mitkä asiat estävät onnistuneen tavoitteen jalkauttamisen, miksi ei sitouduta annettuun tavoitteeseen ja onko tämän hetkinen viestintä toimivaa? Kysymyksillä selvitettiin, mitä onnistunut tavoitteiden jalkautus vaatii. Tutkimus suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, mutta osa vastauksista analysoitiin kvantitatiivisen menetelmin. Tutkimusmenetelminä käytettiin kyselylomaketta ja henkilökohtaisia haastatteluita.

Tavoitejohtaminen ja suorituksen johtaminen

Suomessa on puhuttu jo yli kolmekymmentä vuotta tulos- ja tavoitejohtamisesta. Jokaista organisaatiota tulee johtaa tavoitteellisesti ja organisaation johtaminen perustuu vallitsevan ideologian mukaan siihen, että yritykselle on määritelty toiminta-ajatus, arvot ja visio. 1990-luvun lopulla johtamiskäsitteistöön on tullut uusi käsite, suorituksen johtaminen. Suorituksen johtamisen tavoitteena on jatkuva suorituksen kehittäminen ja parantaminen. (Kauhanen 2010, 13, 17, 54.)

Tavoitejohtamisesta on puhuttu ensimmäisen kerran 1950-luvulla Peter Druckerin toimesta (Juuti 2001, 246). Druckerin keskeisenä ajatuksena oli johtaminen tavoitteiden ja omakohtaisen tarkkailun avulla. Tämän tarkoituksena on se, että johtaja voi itse tarkkailla suorituksiaan ja tuloksiaan. Druckerin tavoitejohtamista koskevat ideat loivat uuden perustan johtamisajattelulle ja ne voidaan tiivistää kolmeen keskeiseen periaatteeseen: Esimiehen ja alaisen keskustelu, tavoitteissa keskitytään tärkeimpiin alueisiin eli avainalueisiin ja tavoitteiden keinovalinta jätetään alaisen harkintaan. (Saari 2004, 228.)

Ennen kuin tavoitejohtamista voidaan ottaa käyttöön organisaatiossa, tulee ottaa huomioon työntekijät ja heidän henkilökohtaiset tavoitteensa sekä ryhmän tavoitteet. Jokaisella organisaation henkilöllä tulee olla kirkas kokonaiskuva siitä, mitä heidän yritysmaailmassa tapahtuu ja miten siellä toimitaan, ennen kuin tavoitteita asetetaan. Tämä on erittäin tärkeää, jotta jokainen ymmärtää työn tarkoituksen ja kokonaiskuvan, sekä tekee töitä motivoituneesti. (Haapalainen 2007, 42-43.)

Jokaisessa organisaatiossa joudutaan kohtaamaan muutoksia jatkuvasti. Jotta muutoksiin suhtaudutaan hyvin, edellyttää se uuden strategian luomista, joka on pääsääntöisesti ylimmän johdon vastuulla. Kuitenkaan pelkästään strategia ei muuta toimintaa, vaan siihen tarvitaan keskijohdon, lähiesimiesten ja koko henkilöstön sitoutumista. Tavoitteiden saavuttaminen vaatii lähes aina uutta osaamista koko organisaatiolta ja erityisesti esimieheltä. Esimiehen tulee panostaa alaisiinsa ja tukea heidän oppimistaan ja kehittymistä työssä. Esimiehen tehtävänä on ohjata alaisiin niin yksilö- kuin tiimitasollakin ja tätä kutsutaan suorituksen johtamiseksi. (Järvinen ym. 2014, 18-19.)

Suorituksen johtamisen tärkeimpänä perustana on määrittää tavoitteet, mitä tavoitellaan ja millä keinoin. Myös jatkuva palautteen anto ja sen merkitys työn tekemisessä ovat iso osa suorituksen johtamista. Kehittävä valmentaminen, eli ihmisen tietoinen kehittäminen suoritusten ja tulosten parantamiseksi on osa suorituksen johtamista, ja kaikkia edellä mainittuja asioita voidaan kutsua suorituksen johtamisen vauhtipyöräksi. (Järvinen ym. 2014, 20-23.)

Laitinen1

 

Kuvio1. Suorituksen johtamisen vauhtipyörä (muokaten Järvinen ym. 2014)

Esimiehellä on tärkein rooli ja hänen tehtävänään on johtaa suoritusta ja ohjata yksilöä sekä koko tiimiä pääsemään tavoitteisiin. Esimiehen tulee saada johdettavissaan aikaan omistautumisen tunteita, kuten esimerkiksi luottamusta ja arvostusta. Hänen tehtävänään on myös tukea alaistensa kasvua ammattilaisina. Omistautumisen rinnalla esimiehen on seurattava alaistensa tavoitteita ja toimintaa faktapohjan kautta. Kun nämä kaksi asiaa yhdistetään, syntyy nykyaikainen suorituksen johtaminen. (Järvinen ym. 2014, 23.)

Viestintä johtamisen työkaluna

Viestintä on ihmisten välistä vuorovaikutusta. Viestintä voi olla sanallista tai sanatonta ja se, millä tavoin viestimme toisillemme riippuu kohderyhmästä (Lohtaja-Ahonen ym. 2012, 11-12). Viestintää tarvitaan jokaisessa organisaatiossa ja sen avulla kerrotaan yrityksen tapahtumista niin ulkopuolisille toimijoille kuin omalle henkilöstölle. Kun viestintä on hoidettu hyvin, henkilöstö saa tietää oleellisista asioista ensin tai ainakin samanaikaisesti kuin ulkopuolinen toimija. (Kauhanen 2006, 168.)

Viestintä on osa johtamista ja niitä ei voi erottaa toisistaan. Sen avulla luodaan ja tuodaan esille yrityksen arvot, visio ja missio. Yrityksen viestinnällä asetetaan myös tavoitteita ja motivoidaan työntekijöitä. Johtajuuden ytimenä voidaan pitää viestintää ja se on asia, jota johtajat tekevät suurimman osan ajastaan. Yrityksen viestintään kuuluu sisäinen ja ulkoinen viestintä ja sen tarkoituksena on lisätä yrityksen tunnettavuutta sekä antaa luotettava kuva yrityksestä kaikille sidosryhmille. Kun sisäinen viestintä on onnistunutta, motivoi se henkilöstöä tulokselliseen työskentelyyn ja tekemään työssä parhaansa. (Kortetjärvi-Nurmi ym. 2008, 8-9.)

Jotta sisäinen viestintä toimii, viestinnän tehtävät ja tavoitteet tulee olla määritelty. Määrittelyllä pyritään vastaamaan kysymykseen: miksi viestintätoimisto on olemassa ja mitä tehtävää varten viestinnän ammattilaisia on palkattu. Viestintää varten tarvitaan pelisäännöt ja ne olisi hyvä olla jokaisen henkilön saatavilla esimerkiksi yrityksen intranetissä. (Juholin 1999, 107-108.)

Sisäisen viestinnän tavoitteet voidaan jakaa kolmeen eri osaan: ennakointi, avoimuus ja vuorovaikutus. Ennakointi tarkoittaa sitä, että henkilöstö saa tiedon yritystä koskevista asioista ennen muita sidosryhmiä. Avoimuudella pyritään siihen, että asiat kerrotaan niin kuin ne ovat ja syyt sekä seuraukset kerrotaan rehellisesti. Vuorovaikutteisuus koostuu koko työyhteisön vastuusta tiedonkulussa eli se ei ole pelkästään johdon tai esimiehen informaatiota yksisuuntaisesti. (Juholin 1999, 109.)

Yritys X

Yritys X on monikansallinen yritys, joka tuottaa ja toimittaa erilaisia palveluita ja tuotteita sekä kuluttaja- että yritysasiakkaille. Yritys on perustettu jo 1800-luvulla ja se onkin tällä hetkellä yksi alansa johtavista toimijoista niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa. Yrityksellä on yhteensä noin 21 000 työntekijää, joista 3500 työskentelee Suomessa.

Yritys haluaa, että asiakkaat kokevat heillä asioimisen helpoksi ja palkitsevaksi. Yritykselle asiakas on kaikista tärkein ja asiakkaat määrittelevätkin yrityksen tarkoituksen. Lupausten pitäminen on tärkeää ja yritys haluaakin, että asiakkaat voivat luottaa siihen, että se pidetään, mikä luvataan. Yritys tarjoaa asiakkailleen juuri heille sopivimmat ja parhaimmat palvelut ja ratkaisut. Heille jokainen asiakas on yksilö, jolla on omanlaisensa tarpeet.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää Yritys X:n henkilöstön mielipide tavoitteiden jalkautukseen ja saada sitä kautta vastaus pääkysymykseen. Tutkimuksen kohderyhmäksi valittiin Suomessa kuluttaja-asiakaspalvelussa työskenteleviä henkilöitä, joiden joukossa oli niin alaisia, esimiehiä, kumppaneita kuin osastopäällikkö.

Tutkimuksen ensimmäinen osa koostui kyselylomakkeesta, joka lähetettiin 20 henkilölle. Tämä mielipidekysely sisälsi 18 kysymystä, joiden joukossa oli sekä monivalinta- että avoimia kysymyksiä. Kyselylomakkeella haluttiin kartoittaa henkilöstön mielipidettä esimerkiksi seuraaviin asioihin: mitkä asiat saavat henkilön sitoutumaan annettuun tavoitteeseen tai mikä tekee siitä vaikeaa, mikä on esimiehen rooli tavoitteiden jalkauttamisessa ja minkälaista yrityksen sisäinen viestintä on.

Kyselylomakkeen vastausten analysoinnin perusteella järjestettiin vielä henkilökohtaiset haastattelut yrityksen kolmelle työntekijälle. Haastatteluihin valittiin yksi esimies ja kaksi alaista. Henkilökohtaisen haastattelun tarkoituksena oli saada kyselylomakkeen kysymysten vastauksiin syvällisempää tietoa ja syitä, miksi esimerkiksi tavoitteiden saavuttaminen on vaikeaa.

Tutkimuksen tulokset

Henkilöstö toivoo lisää aikaa tavoitteiden jalkauttamiseen ja viestintään, koska nyt yrityksessä tavoitteista viestitään yleensä liian myöhään, jonka vuoksi tavoitteiden sisäistämiseen ei jää paljoa aikaa. Haastatteluiden perusteella aikaa tarvitaan nimenomaan siihen, että tavoitteiden syyt ymmärretään ja uusien tavoitteiden sisäistäminen helpottuu. Uusia tavoitteita määriteltäessä ja jalkauttaessa tavoitteen syy jää yleensä taka-alalle. Työntekijöille ei siis kerrota tarpeeksi selvästi, miksi jokin tietty tavoite on annettu.

Vastaajat kertoivat, että annettuun tavoitteeseen olisi helpompi sitoutua, jos tavoite kerrottaisiin ajoissa ja esimerkiksi tavoitteen saavuttamisesta huomioitaisiin jollain tapaa. Sitoutumista annettuun tavoitteeseen lisää myös se, että tavoite on ymmärrettävä ja mahdollista saavuttaa. Tällä hetkellä osa tavoitteista on liian korkeita, joten niiden saavuttaminen kaikkien kohdalla ei ole mahdollista. Jos tavoite on liian korkea, laskee se työntekijän motivaatiota ja sitoutumista.

Tärkeimpänä vaikutustekijänä tavoitteiden jalkautuksessa ja ymmärryksessä pidetään esimiehen toimintaa. Luottamus ja esimiehen läsnäolo ovat tärkeitä, sekä esimiehen antama tuki työnteon ohessa. Tutkimuksen tuloksista selvisi, että vastaajat kokevat saavansa omalta esimieheltään tarpeeksi apua annettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tutkimuksen tuloksista selvisi, että tällä hetkellä yrityksen viestintä ei ole toimivaa. Tähän vaikuttivat esimerkiksi se, että tietoa tulee jossain määrin aivan liikaa ja se on joidenkin työntekijöiden kannalta täysin turhaa. Viestinnän ongelmana on myös se, että osa viestinnästä tulee liian myöhään. Tähän vastaajat toivovat muutosta, jotta esimerkiksi yrityksessä tapahtuviin muutoksiin pystyisi valmistautumaan paremmin.

Tämän tutkimuksen tulosten perusteella Yritys X:lle annettiin kolme kehitysehdotusta, jotta tavoitteiden jalkautus ja viestintä olisi tulevaisuudessa parempaa ja onnistuneempaa. Ensimmäisenä kehitysehdotuksena oli saada tavoitteet ajoissa henkilöstön tietoon. Tämä sen vuoksi, että työntekijä ehtii miettiä tavoitetta, miksi se on annettu ja mitä työntekijältä odotetaan, jotta tavoite saavutetaan. Viestinnän osalta ajanpuute oli myös ongelma, joten myös viestinnässä tulee pyrkiä siihen, että viestit tavoittaisivat kaikki henkilöt tarpeeksi ajoissa.

Toisena kehitysehdotuksena yritykselle annettiin se, että yrityksessä puututaan siihen, miksi joku ei pääse annettuun tavoitteeseen. Esimiehen tehtävänä olisi keskustella alaisensa kanssa siitä, miksi tavoitetta ei ole saavutettu ja yhdessä pohtia syitä siihen. Puuttumisen tarkoituksena on kehittää työntekijää tulemaan paremmaksi. Sen tarkoitus ei ole osoittaa ketään sormella tai olla epäluottamusta.

Viimeisenä kehitysehdotuksena yritykselle annettiin kummiaspalaisen (kummiasiakaspalvelija) nimeäminen ja viestintäpankin perustaminen. Näiden molempien tarkoituksena on kehittää yrityksen viestintää. Kummiaspalainen toimisi tiimin jäsenenä, mutta hänen vastuullaan olisi toimia kummin tehtävissä viestinnän osalta ja viestiä tärkeistä asioista omalle tiimilleen. Viestintäpankin tehtävänä olisi koota kaikki tärkeät viestit samaan paikkaan. Viestintäpankki pitäisi olla kaikkien saatavilla esimerkiksi yrityksen intranetissä. Sieltä olisi helppo etsiä esimerkiksi mahdollisista hinnoittelumuutoksista koskevista asioista tietoa yhden otsikon alta.

Onnistunut tavoitteiden jalkauttaminen on monien asioiden summa, jossa tärkeässä roolissa on esimies. Esimiehen tehtävänä on jalkauttaa ylhäältä saatu tavoite omalle tiimilleen ja hänen tehtävänään on huolehtia siitä, että jokaisella työntekijällä on saatavilla ne työkalut ja toiminteet, joita tarvitaan tavoitteiden saavuttamiseen. Tavoitteiden saavuttaminen yhdessä tekemällä sekä tiimin, että esimiehen tuella johtaa motivoituneempaan ja sitoutuneempaan henkilöstöön.

Lähteet

Haapalainen, I. 2007. Rennosti tiukka esimies. Helsinki: Edita Prima Oy.

Juholin, E. 1999. Sisäinen viestintä. Juva: WSOY.

Juuti, P. 2001. Johtamispuhe. Juva: WS Bookwell Oy.

Järvinen, P.T., Rantala, J. & Ruotsalainen, P. 2014. Johda Suoritusta. Helsinki: Talentum.

Kauhanen, J. 2006. Henkilöstövoimavarojen johtaminen. Helsinki: WSOY.

Kauhanen, J. 2010. Suorituksen johtaminen ja palkitseminen. Vantaa: Hansaprint Oy.

Kortetjärvi-Nurmi, S., Kuronen, M-L. & Ollikainen, M. 2008. Yrityksen viestintä. Helsinki: Edita Prima Oy.

Lohtaja-Ahonen, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Saari, S. 2004. Tulosmatriisiohjaus – Miten saada halutut asiat tehdyksi organisaatiossa? Vantaa: Dark OY.

 

Kirjoittajat: Hanna Laitinen on opiskellut Lahden ammattikorkeakoulussa liiketalouden alalla. Tapio Kari toimii lehtorin Lahden ammattikorkeakoulussa.

Lahti 11.6.2016

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *