SAP HR -toiminnanohjausjärjestelmä palkanlaskennan näkökulmasta -Case: Calpro Oy

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttö yritysten kokonaisvaltaisen toiminnan ohjaamisessa yleistyy jatkuvasti. Järjestelmien käyttöönottoon liittyy kuitenkin usein erilaisia haasteita. Artikkeli käsittelee Lahden kaupungin vuoden 2015 lopussa käyttöönottamaa SAP HR -toiminnanohjausjärjestelmää ja sen aiheuttamia haasteita Calpro Oy:ssä, jossa Lahden kaupungin työntekijöiden palkanlaskenta hoidetaan. Artikkeli pohjautuu Calpro Oy:ltä toimeksiantona saatuun opinnäytetyöhön, jonka tavoitteena oli selvittää SAP HR -järjestelmän aiheuttamia haasteita kohdeyrityksen palkanlaskennassa järjestelmän toimintojen kehittämiseksi.

Kirjoittajat: Julia Kukila ja Paula Ahtiainen

 

Toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotto

 

Toiminnanohjausjärjestelmät eli ERP-järjestelmät ovat tietojärjestelmäkokonaisuuksia, joilla pyritään yrityksen toiminnan kokonaisvaltaiseen ohjaamiseen. Toiminnanohjausjärjestelmien avulla pystytään yhdistämään yrityksen eri yksiköiden toiminta muodostamalla kaikista yrityksen toiminnallisista osista eli moduuleista yksi tietojärjestelmäkokonaisuus. (Lepistö 2015.) Toiminnanohjausjärjestelmät on suunniteltu helpottamaan tiedon käsittelyä. Lisäksi ERP-järjestelmän avulla yrityksellä on mahdollisuus saavuttaa kilpailukykyisiä etuja. Järjestelmän käyttöönotto vaatii kuitenkin koko organisaation toimintaan vaikuttavia muutoksia ja siihen liittyy monia riskejä. (Amid, Moalagh & Ravasan 2012.)          

ERP-järjestelmän käyttöönotto koostuu yksinkertaisuudessaan kolmesta vaiheesta, jotka ovat järjestelmän valinta, käyttöönotto ja käyttö (Vilpola & Kouri 2006, 77). Kaikkiin kolmeen vaiheeseen liittyy riskejä, jotka voivat aiheuttaa hankkeen epäonnistumisen. Järjestelmän käyttöönotossa käytettävät epäasianmukaiset tekniikat ja hankkeen riittämätön vaiheistaminen ovat esimerkkejä käyttöönottovaiheeseen kuuluvista riskitekijöitä. Järjestelmän soveltuvuutta, hintatasoa ja muita lopputulokseen vaikuttavia riskejä on syytä pohtia jo järjestelmän hankinnan alkuvaiheessa, sillä usein ERP-hanke epäonnistuu juuri näiltä osin. (Forselius 2013, 64–65.)

Palkanlaskentajärjestelmät                   

Palkanlaskentajärjestelmät tuovat myös osaltaan monia etuja yrityksen toimintaan, mutta niiden käyttöönotto tulee suunnitella huolellisesti. Palkanlaskentajärjestelmän käyttö ei syrjäytä palkanlaskijalta vaadittavaa asiantuntemusta palkanlaskennasta vaan se tarjoaa luotettavan tiedonlähteen ja nopeuttaa työtehtävien suorittamista. Lisäksi palkanlaskentajärjestelmät vähentävät palkanlaskennassa esiintyvien virheiden määrää. (Visma 2016.) Palkanlaskentajärjestelmän käytöstä huolimatta palkanlaskijan tulee hallita erilaisten palkkalajien, lainsäädännön ja työehtosopimusten kokonaisuus. Lisäksi tulee huolehtia palkanlaskentatyön virheettömyydestä ja palkanmaksun oikea-aikaisuudesta. (Jyrkkiö & Riistama 2008, 90, 97.)

SAP HR -järjestelmän käyttöönotto

Henkilöstöhallintajärjestelmän muutos toteutettiin Lahden kaupungin toimesta aiemman Personec-ohjelmiston käyttötuen loppuessa. SAP-ohjelmistotoimittajaan päädyttiin, sillä haluttiin yhtenäistää henkilöstöhallinto Lahden kaupungilla jo aiemmin käytössä olevan SAP-taloudenohjausjärjestelmän kanssa. Ammattikäyttäjien ja järjestelmäasiantuntijoiden lisäksi kaikilla Lahden kaupungin työntekijöillä on mahdollisuus päästä järjestelmään päivittämään tietojaan ja anomaan vuosilomia.

Toiminnanohjausjärjestelmän hankinnan tavoitteena oli, että tiedot tarvitsisi jatkossa syöttää järjestelmään vain kerran. Prosessin toteuttamiseen piti saada ammattitaitoiset henkilöt ja kustannussäästöjä tavoiteltiin resurssien tehokkaammalla hyödyntämisellä. (Lahden kaupunki 2016.) Vaikka SAP HR -järjestelmän käyttöönottoon liittyi haasteita, onnistuttiin järjestelmästä lopulta tekemään Lahden kaupungin henkilöstötiedon pääjärjestelmä. Käyttöönoton haasteet liittyivät pääosin hankkeen viivästymiseen ja sen myötä kohonneisiin kustannuksiin.

SAP HR -järjestelmän kehityskohteet Calpro Oy:n palkanlaskennassa

SAP HR -järjestelmän aiheuttamia haasteita ja kehitysehdotuksia järjestelmän toimivuuden parantamiseksi selvitettiin kohdeorganisaatiossa palkanlaskijoille suunnatun kyselyn sekä järjestelmäasiantuntijoille järjestetyn haastattelun avulla. Kyselystä saatujen vastausten perusteella palkanlaskijat ovat muun muassa havainneet asiakasyhteydenottojen määrän kasvaneen. Lisäksi oikean yhteyshenkilön löytyminen SAP HR -järjestelmän aiheuttamissa ongelmatilanteissa koettiin ajoittain haastavaksi. Palkanlaskijat ovat myös havainneet, että SAP HR -järjestelmän ja palkanlaskentaohjelman välisessä liittymässä on edelleen virhetilanteita. Liittymävirheiden takia tiedot eivät aina siirry ohjelmien välillä, minkä seurauksena palkanlaskentaohjelmassa esiintyy puutteita palkansaajien tiedoissa.

Uudet toimintatavat         

SAP HR -järjestelmän käyttöönoton haasteiden lisäksi järjestelmän käyttöönotto on tuonut uusia toimintatapoja Calpro Oy:n palkanlaskentaan. Järjestelmäasiantuntijat ovat havainneet, että työaikaa kuluu palkanlaskennan puolella erilaisiin tarkastus- ja selvittelytehtäviin, sillä palkanlaskijat eivät pääse näkemään valmisteilla olevaa tietoa SAP HR -järjestelmästä kuten aiemman Personec-järjestelmän kanssa. Myös palkanlaskentaohjelmaan tulevat puutteelliset tai virheelliset tiedot joudutaan korjaamaan erilaisten välikäsien, yleensä SAP HR -järjestelmän ammattikäyttäjien, kautta.

Kehitysehdotukset           

SAP HR -järjestelmän toimivuuden kehittämiseksi tulisi ensisijaisesti saada järjestelmien välinen liittymä toimimaan paremmin, jotta tiedot saataisiin siirtymään SAP HR -järjestelmästä luotettavammin palkkaohjelmaan. Yhtenä kehitysehdotuksena voitaisiin palkanlaskijoille laatia yksityiskohtaiset ohjeet oikeista yhteyshenkilöistä eri ongelmatilanteissa, mikä selkeyttäisi myös palkanlaskennan työtehtäviä. Lisäksi SAP HR -järjestelmän myötä tulleista uusista toimintatavoista johtuen järjestelmän toimintoihin ja käyttöön liittyvä koulutus tulisi mahdollistaa kaikille esimiehille ja ammattikäyttäjille. Lisäksi voitaisiin laatia tiivis ja helppolukuinen ohjeistus järjestelmän keskeisistä toiminnoista.

Yhteenveto                       

Artikkelissa käsiteltiin SAP HR -järjestelmän aiheuttamia haasteita palkanlaskennan näkökulmasta ja selvitettiin kehitysehdotuksia järjestelmän toiminnan parantamiseen Calpro Oy:n palkanlaskentaosastolla. Yhteenvetona voidaan todeta, että SAP HR -järjestelmä on tuonut haasteita ja uusia toimintatapoja niin Lahden kaupungin työntekijöille kuin Calpro Oy:n palkanlaskijoillekin. Jatkossa järjestelmän toimivuutta pyritään kehittämään esille tulleita haasteita ratkaisemalla.

 

 

Lähteet

Amid, A., Moalagh, M. &Ravasan, A. 2012. Identification and classification of ERP critical failure factors in Iranian industries [viitattu 5.8.2016]. EBSCO Academic Journal. Saatavissa: https://masto.finna.fi/Record/metalib_phkk.FIN08905

Forselius, P. 2013. Onnistunut tietojärjestelmän hankinta. Helsinki: Talentum

Jyrkkiö, E. &Riistama, V. 2008. Laskentatoimi päätöksenteon apuna. Helsinki: WSOY

Lahden kaupunki 2016. Lahden kaupungin arviointikertomus 2015 [viitattu 17.7.2016]. Saatavissa: https://www.lahti.fi/PaatoksentekoSite/Lautakun-natSite/Documents/Lahti%20arviointikertomus%202015b.pdf

Lepistö, L. 2015. On the use of rhetoric in promoting enterprise resource planning systems [viitattu 5.8.2016].Baltic Journal of Management 10, 2/2015, 203-221.Saatavissa: https://www.deepdyve.com/lp/emerald-pub-lishing/on-the-use-of-rhetoric-in-promoting-enterprise-resource-planning-KHkJk0pHUp

Vilpola, I. & Kouri, I. 2006. Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta C-CEI- menetelmän avulla. Helsinki: Teknova Oy

Visma 2016. Palkanlaskentaohjelman hankinnan ABC [viitattu 7.9.2016]. Saatavissa: http://images.efficiency.visma.com/Web/Visma/%7Bb00af01a-556f-4b4d-89e5-1774c7e7073b%7D_Palkanlaskentaohjelman-hankinnan-abc.pdf

 

 

Kirjoittajat:
Julia Kukila on opiskellut liiketaloutta Lahden ammattikorkeakoulussa ja valmistuu taloushallinnon tradenomiksi syksyllä 2016.
KTM Paula Ahtiainen työskentelee Lahden ammattikorkeakoulun Liiketalouden ja matkailun alalla taloushallinnon lehtorina.

Lahti 21.10.2016

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *