Kustannuslaskennan kehittäminen Maahanmuuttovirastossa

Artikkelissa kerrotaan liiketalouden ja matkailun alan opinnäytetyöstä, jonka tavoitteena oli selvittää kuinka Maahanmuuttoviraston (Migri) kustannuslaskentaa voidaan kehittää, jotta se olisi jatkossa tarkempaa, helpompaa ja hyödynnettävämpää. Tutkimus oli laadullinen tapaustutkimus, ja siinä käytettiin konstruktiivista tutkimusotetta. Konstruktiivisessa tutkimusotteessa pyritään teoriaan tukeutumalla ratkaisemaan jokin reaalimaailman ongelma rakentamalla jokin malli, suunnitelma, ohjelma tai muu vastaava, joka toimii käytännössä ja jolla on uutuusarvoa (Kasanen, Lukka & Siitonen 1991, 301–329).

Kirjoittajat: Joonas Toivainen & Sirpa Suhonen

Kustannuslaskenta valtion virastoissa

Kustannuslaskennan yleinen haaste on aiheuttamisperiaatteen noudattaminen. Aiheuttamisperiaatteen mukaan kustannukset tulee kohdistaa sille laskentakohteelle, joka kustannukset on aiheuttanut (Raudasoja & Suomela 2014, 133). Yleisimmät menetelmät kustannusten kohdistamisessa laskentakohteille ovat jakolaskenta, lisäyslaskenta ja toimintopohjainen laskenta. Näistä toimintopohjaisessa laskennassa on kaksi ulottuvuutta; prosessiulottuvuus ja kohdistamisulottuvuus. Toimintolaskennan avulla voidaan suoritekohtaisen laskennan lisäksi tutkia myös prosessien tai eri tekemisten kustannuksia. (Järvenpää, Länsiluoto, Pellinen & Partanen 2010, 131; Ikäheimo, Laitinen, Laitinen & Puttonen 2011, 95.)

Laissa, asetuksissa ja säädöksissä ei ole määritelty tarkkaa tapaa, jolla kustannuslaskenta tulisi virastoissa järjestää. Laskennan tulee kuitenkin olla omakustannusarvopohjaista ja sen tulee tuottaa tärkeimmät tiedot maksullisen ja yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuudesta sekä suoritteiden hinnoista. Kustannuslaskennan todellinen tarve lähtee johtamisesta. (Valtiokonttori 2014.)

Tutkimuksen tulokset ja niiden pohjalta kehitetty laskentaratkaisu

Tutkimuksessa kartoitettiin puolistrukturoiduilla teemakyselyillä johdon näkemyksiä, tarpeita ja toiveita kustannuslaskennan suhteen.  Yksikönjohtajilta saatiin neljä vastausta, ja tämän lisäksi suunnittelu- ja talousyksikön johtaja vastasi omaan pidempään kyselyyn. Kyselyistä tehtyjen johtopäätösten, aiemmissa kappaleissa esitetyn teoreettisen viitekehyksen, oman havainnoinnin ja sisältöanalyysin perusteella kehitettiin toimintopohjainen Excel-kustannuslaskentaratkaisu, joka pohjautui Valtiokonttorin toimintopohjaiseen malliin.

Laskentaratkaisussa oli nähtävissä monia etuja vanhaan malliin verrattuna. Niitä olivat esimerkiksi tarkempi aiheuttamisperiaatteen toteutuminen, suuremmat hyödynnettävyysmahdollisuudet sekä muut toimintolaskennan edut. Toimintolaskennan hyödyt tulivat tutkimuksen aikana selvästi esiin. Sen avulla voidaan hallita tekemisiä ja suuria kokonaisuuksia viraston toiminnassa. Toimintolaskennan kehittämistä on syytä jatkaa, ja samalla pyrkiä saamaan viraston koko johto sitoutuneemmaksi sen hyödyntämiseen. Kustannuslaskentaa voidaan hyödyntää virastossa huomattavasti nykyistä enemmän. Työajan kirjaamista ja hyväksyntää tulee hallinnoida jatkossa enemmän kustannuslaskennan tarkkuuden ja oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tutkimuksen aikana esiin nousseet ongelmat kuten laskentaratkaisuun vaikuttavat laskentatoimen yleiset ongelmat, kyselyiden luotettavuuden ongelmat ja viraston ajanhallinnan ongelmat tuotiin esiin ja niitä pyrittiin hallinnoimaan päättäväisesti. Laskentaratkaisu kehitettiin suoraviivaiseksi ja helppolukuiseksi, jotta sen avulla on helppo varmistaa, että kustannuksia ei tipu missään vaiheessa pois. Kyselyiden perusteella tehdyt johtopäätökset lähetettiin johdolle arvioitavaksi ja ajurit esitettiin suunnittelu- ja talousyksikön johtajalle arviointia varten. Työajan hallinnan suhteen johdolta, niin kuin myös henkilöstöhallinnolta ja työntekijöiltä itseltään, vaaditaan jatkossa enemmän määrätietoisuutta. Toisaalta pakolaiskriisin seurauksena tarkasteluajanjakso on ollut poikkeuksellinen, sillä henkilöstön määrä on yli kaksinkertaistunut edellisvuoteen verrattuna ja tämä poikkeuksellisen nopea ja yllättävä kasvu on ollut osittain syynä ajanhallinnan ongelmiin.

Laskentaratkaisun hyödyntäminen jatkossa

Tutkimuksen toteutus osui siinä mielessä huonoon aikaan, että valtionhallinnon yhteisen kustannuslaskentamallin ohjeistus julkaistaan vuonna 2017. Malli on valtionhallinnon yhteinen, ja sitä voivat käyttää virastot, ministeriöt ja tutkimuslaitokset. Tässä tutkimuksessa saatiin kehitettyä toimiva kustannuslaskentaratkaisu valtionhallinnon mallin pohjalta ja vaikka malli on jo olemassa, sen toteuttaminen vaati analyysiä viraston omasta toiminnasta, jotta ajureista ja tuotetusta kustannustiedosta saadaan mahdollisimman tarkkaa ja relevanttia. Laskentaratkaisua voidaan kuitenkin evaluoida uudelleen ohjeistuksen julkaisun myötä.  Toisaalta tutkimuksessa esiin tulleella laskentaratkaisulla päästään mahdollisesti käsiksi toimintolaskentaan jo hyvissä ajoin, ja tutkimus antaa viitteitä siihen, miten muissa virastoissa toimintopohjainen kustannuslaskentamalli voidaan toteuttaa käytännössä, kuinka sitä voidaan hyödyntää ja kuinka johdon tarpeita voidaan kartoittaa.

Tutkimuksen aikana kehitettiin työkaluja ja etsittiin menetelmiä, joiden avulla kustannuslaskennasta saadaan virastossa tulevaisuudessa helpompaa, tarkempaa ja hyödynnettävämpää.  Myös taloushenkilöstön ja operationaalisen johdon edustajia tarvitaan tähän mukaan, jotta ylimmällä johdolla on kaikki tarvittava tieto mahdollisimman tarkassa ja relevantissa muodossa. Loppupelissä vain johto voi asettaa tavoitteita ja strategioita tai vastata kysymyksiin, kuinka kustannuslaskentaa parhaiten hyödynnetään ja mitä tietoa tarvitaan raportteihin.

Lähteet:

Ikäheimo, S., Laitinen, E., Laitinen, T. & Puttonen, V. 2011. Laskentatoimi ja rahoitus. Vaasa:Vaasan Yritysinformaatio Oy.

Järvenpää, M., Länsiluoto, A., Partanen, V. & Pellinen, J. 2010. Talousohjaus ja kustannuslaskenta, 1.painos. Helsinki: WSOYpro Oy.

Kasanen, E., Lukka, K. & Siitonen, A. 1991. Konstruktiivinen tutkimusote liiketaloustieteessä. Liiketaloustieteellinen aikakausikirja 3/1991.

Raudasoja, K & Suomela, U. 2014. Kustannuslaskennasta kustannusten hallintaan -valtion viraston kustannuslaskenta 1. painos. Helsinki: Sanoma Pro Oy.

Toivainen, Joonas. 2016. Kustannuslaskennan kehittäminen Maahanmuuttovirastossa. Lahden ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. Saatavissa: http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112717724

Valtiokonttori. 2014. Kustannuslaskennan kehittäminen (Kuke). Loppuraportti.

Kirjoittajat:

Lahdessa 29.11.2016

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *