Vapaaehtoisten intraa kehittämässä

Artikkeli pohjautuu Liiketalouden ja matkailun alan palveluliiketoiminnan tradenomin opinnäytetyöhön. Työ käsittelee tiedonkulkua ja sen välittämistä MM-kisojen vapaaehtoisille. Opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella vapaaehtoisten työntekijöiden käyttöön intran palvelujen sisältö ja työkalu kisaorganisaation käyttöön. Tutkimusaineisto kerättiin kahdella kyselyllä, joista ensimmäinen tehtiin esimiehille ja toinen esikilpailuissa 2016 toimineille vapaaehtoisille työntekijöille.

Kirjoittajat: Vilho Putkonen ja Kirsi Kallioniemi

Vapaaehtoistyö ja siihen motivointi

Suomalaisten osallistuminen vapaaehtoistoimintaan on aktiivista: lähes kaksi viidestä (37 %) suomalaisesta osallistuu vapaaehtoistoimintaan. Osallistumisaktiivisuus ei poikkea kovinkaan paljoa eri väestöryhmissä. Naiset ja miehet, nuoret ja vanhat osallistuvat toimintaan keskimäärin yhtä paljon. Vapaaehtoistyötä on tutkimuksissa perinteisesti määritelty palkattomuuden ja vapaaehtoisuuden kautta; kyseessä on palkaton ja pakottamaton toiminta, jota tehdään toisten ihmisten tai yhteisön eduksi (Pessi & Oravasaari 2010,7).

Vapaaehtoistyö perustuu ihmisen omaan elämänkokemukseen, vuorovaikutustaitoihin ja persoonallisuuteen. Vapaaehtoistyöhön lähdetään mukaan monista eri syistä. Syynä voi olla se, että elämään kaivataan uutta sisältöä ja merkityksellisyyttä tai halutaan toteuttaa sellaisia taitoja, joita oma ansiotyö ei tarjoa. Vapaaehtoistyöntekijää motivoi tunne siitä, että hän on tarpeellinen ja hän voi kehittyä ihmisenä sekä saa tehdä jotain mielekästä. (Mykkänen-Hänninen 2007, 11-23). Yleisesti vapaaehtoisia motivoi toisten auttamisen arvo, uuden oppiminen, oma henkinen kehitys, työkokemus ja mahdolliset uudet uranäkymät, uusien ihmisten tapaaminen sekä mahdollisuus päästä irti arjesta kokeilemaan jotain uutta. Urheilutapahtumissa vapaaehtoisten motivaation tekijät ovat lähes samat, mutta esille nousee oman työpanoksen antaminen tapahtumalle ja siitä saatavan arvostuksen kokeminen. Urheilutapahtuma mahdollistaa vapaaehtoiselle kilpailuiden tunnelman ja huuman kokemisen. (Ringuet 2016). Kansalaisareenan vuonna 2010 tekemän kyselytutkimuksen mukaan 34,4 % vastanneista oli tehnyt vapaaehtoistoimintaa edellisen neljän viikon aikana. Vastaava luku vuonna 2015 oli 32,7 %.  Vuonna 2010 suosituin ala, jolla vapaaehtoistyötä tehtiin oli lapset ja nuoriso. Tilanne muuttui seuraavan viiden vuoden aikana ja vuonna 2015 eniten vapaaehtoistyötä tehtiin kulttuuri ja taiteen alalla. Vuonna 2015 vähiten vapaaehtoistyötä tehtiin urheilun ja liikunnan parissa. (Kansalaisareena ry 2015).

Kyselyjen tulokset

Opinnäytetyössä tehtiin kaksi kyselyä. Ensimmäinen kysely tehtiin vapaaehtoisten esimiehille ja toinen MM –esikisoissa 2016 toimineille vapaaehtoisille. Ensimmäisen kyselyn tavoitteena oli saada käsitys kisaorganisaation tarpeista vapaaehtoisten intra palvelulle. Vapaaehtoisten kyselyn tavoitteena oli saada käsitys vapaaehtoisten tarpeista intran palveluille. Vapaaehtoisten kyselyyn vastasi 110 vastaajaa, jotka olivat toimineet asiakaspalvelun vapaaehtoistehtävissä. Työn kannalta kyselyn tärkein kysymys oli vapaaehtoisten näkemys, siitä kuinka he haluaisivat saada tietoa/informaatiota tulevasta tapahtumasta, jos tulisivat valituksi vuoden 2017 MM –kisoihin vapaaehtoiseksi. Vastanneista noin 70% haluaisi tiedot edelleen sähköpostilla ja 25 % vastanneista haluaisi selvittää asioita vapaaehtoisille tarkoitetulta internetsivulta.  Vain 3 % vastanneista haluaisi käyttää erillistä intra palvelua tiedon saamiseen kisaorganisaatiolta. Esimiehet olivat vastauksissaan hyvin yksimielisiä. Vastauksien perusteella organisaatiolla on tarve intra palvelulle, jolla voidaan välittää tietoa vapaaehtoisille mm.

  • perustietoa tapahtumasta
  • työvuorot – milloin vapaaehtoisen tulee olla paikalla ja missä
  • mitkä ovat vapaaehtoisten edut ja vaatetus kisoissa
  • vapaaehtoisen kuvaus työtehtävästä ja paikasta
  • ketkä ovat vapaaehtoisen lähimmät esimiehet ja heidän yhteystietonsa
  • vapaaehtoisten ruokailut ja kahvit kisoissa

Esimiesten vastauksista ilmeni myös muita käyttömahdollisuuksia vapaaehtoisten intra palvelulle. Esimiesten mielestä vapaaehtoisia voitaisiin kouluttaa, keskusteluttaa ja ryhmäyttää intran palvelun kautta.

Vapaaehtoisten intran sisältö

Vapaaehtoisten intra olisi palvelu vapaaehtoisille ja työkalu kisaorganisaatiolle. Intran käyttäjiä olisivat kaikki vapaaehtoiset, heidän esimiehensä ja muut kisaorganisaation työntekijät. Intran palvelu mahdollistaisi vapaaehtoisille yhden luukun palvelun, josta he saisivat kaiken tarvitsemansa tiedon, esim. aikataulut ja koulutukset. Esimiehille ja kisaorganisaatiolle palvelu mahdollistaisi helpon tavan jakaa tietoa yhdellä kertaa kaikille vapaaehtoisille. Intran kautta olisi mahdollista kouluttaa vapaaehtoisia heidän omalla ajallaan. Suunniteltuun vapaaehtoisten intraan kuuluisi kymmenen erilaista palvelua. Ne olisivat Keskustelut, Tiedotus/uutiset, Aikataulut, Työtehtävät, Alueen palvelut, Testit ja koulutusmateriaali, LiveChat, Vapaaehtoisten omat sivut, Kilpailut sekä Poissa ja paikalla.

kuvio1

Kuvio 1. Vapaaehtoisten intran palvelut

Intran Keskustelut ja Tiedotus osat helpottavat kommunikointia ja poistavat kommunikoinnin esteitä vapaaehtoisten ja organisaation väliltä. Keskustelut ja Tiedotus osat mahdollistavat sen, että tiedot löytyvät helposti jälkikäteenkin. Intran Keskustelut osa mahdollistaa vapaaehtoisten ryhmäytymisen ja tiedonjakamisen ryhmien sisällä. Tiedotuksen ero Keskustelut palveluun on se, että uutisia ei pysty suoraan kommentoimaan vaan ainoastaan lukemaan. Testit ja koulutusmateriaalit ovat tärkeitä henkilöstöjohtamisen kannalta, koska ne sitouttavat ja motivoivat vapaaehtoisia toimintaan. Koulutus osa ja testit mahdollistavat koulutusmateriaalin jakamisen, sekä koulutettujen asioiden kertaamisen vapaaehtoisilla. Testit voivat olla kyselymuodossa tai pelinomaisesti rakennettuja. Testiin vastaamiseen täytyy kuitenkin olla joko pakotus tai porkkana. Vapaaehtoinen saa porkkanan vain hyväksytystä suorituksesta. Vapaaehtoisten Omien sivujen tarkoituksena on tuoda intran palveluja lähemmäksi vapaaehtoisten arkea. Sivuilla on vapaita keskusteluja aiheesta, kun aiheesta ja vapaaehtoiset voivat esimerkiksi myydä tai vaihtaa tavaroitaan vapaaehtoisten kirpputorilla. Tarkoituksena, että vapaaehtoiset käyttäisivät Omia sivuja päivittäin ja siinä ohessa tulisi intra tutuksi huomaamatta. Poissa ja paikalla palvelujen kautta vapaaehtoinen pystyy suoraan kalenteriin merkitsemään päivät, jolloin voisi olla töissä sekä toivomansa työajat. Samaan palveluun vapaaehtoinen voi merkitä poissaolonsa, jos hän on esimerkiksi matkalla tai muissa työtehtävissä. Esimies näkee Paikalla- ja poissa palvelusta tiedot sekä toiveet, joiden perusteella tekee työvuorot. Vapaaehtoisten työvuorot julkaistaan Aikataulut palvelussa. Intran käytössä vapaaehtoisia auttaa LiveChat palvelu, joka pomppaa sivun alakulmasta kysymällä, kuinka voin auttaa tai tarvitsetko apua? LiveChat henkilö on paikalla, joka viikonpäivä tiettynä ajankohtana, joka julkaistaan intran etusivulla.

Opinnäytetyössä työssä tehdyt kyselyt osoittivat, että tarvetta vapaaehtoisten intra palvelulle on olemassa kisajärjestäjän puolelta, koska halutaan yksinkertainen tapa kommunikoida ja jakaa tietoa vapaaehtoisille. Vapaaehtoiset ovat tottuneet tuttuun ja turvalliseen sähköpostiin ja haluaisivat tarvitsemansa tiedon sitä kautta. Vapaaehtoisten kyselyn vastausten perusteella intra palvelun tuominen vapaaehtoisten arkeen vaatisi organisaatiolta paljon työtä.

Lähteet

Kansalaisareena Ry. 2015. Vapaaehtoistyö Suomessa 2010 ja 2015. [viitattu 19.04.2016]. Saatavissa: http://www.kansalaisareena.fi/Vapaaehtoistyo_Suomessa_2010ja2015.pdf

Mykkänen-Hänninen, R. 2007. Vapaaehtoistyön rajapinnoilla. B-sarja: Oppimateriaalit. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Helsinki 2007.

Pessi, A. & Oravasaari, T. 2010. Kansalaisjärjestötoiminnan ytimessä. Tutkimus RAY:n avustamien sosiaali- ja terveysjärjestöjen vapaaehtoistoiminnasta. Avustustoiminnan raportteja 23. Yliopistopaino 2010. Helsinki. [viitattu 20.12.2016]. Saatavissa: http://www.kansalaisareena.fi/RAYraportti23.pdf

Putkonen, V. 2016. Vapaaehtoisten intra, Case Lahti2017. Lahden ammattikorkeakoulu. Opinnäytetyö. http://theseus.fi/bitstream/handle/10024/116019/Putkonen_Vilho.pdf?sequence=2

Ringuet, C. 2016. Volunteers in sport: Motivations and commitment to volunteer roles.[viitattu:25.4.2016]. Saatavissa: http://www.aspetar.com/journal/viewarticle.aspx?id=30#.Vx3MVUceE0Z

Kirjoittajat

Vilho Putkonen valmistui lokakuussa 2016 Lahden ammattikorkeakoulusta palveluliiketoiminnan koulutuksesta tradenomiksi.

Kirsi Kallioniemi työskentelee opettajana ja asiantuntija Huippis -hankkeessa Lahden ammattikorkeakoulussa.

Lahdessa 21.12.2016

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *