Visiota kohti -haastattelusarja ja Strategiatekokilpailu strategiaviestinnän välineinä

Lahden ammattikorkeakoulu 2020 -strategiaa on toteutettu nyt puolitoista vuotta. Strateginen johtaminen ja strategiasta viestiminen ovat keskeinen osa johtajiston ja esimiesten työtä, mutta strategian toteuttamiseen osallistuu koko henkilöstö ja osin myös opiskelijat. Yhdessä tehtävää strategian tulkintaa ja toteuttamista on tuettu erilaisilla viestintätoimenpiteillä. Tässä artikkelissa kuvataan niistä Visiota kohti –juttusarjaa ja Strategiatekokilpailua.

Kirjoittajat: Mari Rosberg ja Soili Saikkonen

1.      Strategia toteutetaan tulkitsemalla ja tekemällä

Keskustelu korkeakoulujen strategiatyöstä ja strategian merkityksestä on lisääntynyt viime vuosien aikana. Talouden kiristyminen sekä opetus- ja kulttuuriministeriön asettamat rakenteellisen kehittämisen ja profiloitumisen vaatimukset ovat kirittäneet korkeakoulujen strategiatyötä. Korkeakoulujen omilla strategioilla on aikaisempaa suurempi merkitys perustehtävien suuntaamisessa sekä kehittämistyön ohjaamisessa ja resurssien jakamisessa.

Strategiatyöskentely nähdään aikaisempaa useammin koko organisaation kokonaisvaltaisena ja osallistavana strategisena ajatteluna perinteisen strategisen johtamisen sijaan. Muutos näkyy esimerkiksi strategian suunnittelu- ja toteuttamisvaiheiden lomittumisena sisällöllisesti ja ajallisesti sekä siinä, että strategiaprosessin kokonaisuus nähdään koko henkilöstön yhteisenä oppimisprosessina. Usein henkilöstö osallistuu jo strategian valmisteluun, mutta varsinaisesti strategian onnistuminen mitataan, sillä miten strategia toteutuu osana henkilöstön työtä. (Vuorinen 2013, 16.)

Strategian toteuttaminen tarkoittaa, että johto ja henkilöstö tekevät työtään yhteisten tavoitteiden toteuttamiseksi. Mantere, Aaltonen, Ikävalko, Hämäläinen, Suominen ja Teikarin (2006) mukaan menestyksekäs strategian toteuttaminen tapahtuu suunnitellun strategian ja operatiivisessa työssä toteutuvat strategian vuoropuhelussa. Suunnitellun ja toteutuvan strategian yhteensovittaminen edellyttää strategian merkityksellistä tulkitsemista sekä strategian toteuttamista osana arjen työtä. Tuulenmäki (2010, 16) toteaakin: ”Strategia ei ole koskaan niin hyvä, etteikö sitä voisi kuka tahansa parantaa toimimalla.”

Viestinnän kanavat ovat viime vuosina monipuolistuneet, ja tämä sekä haastaa että mahdollistaa yhteistä strategiatyöskentelyä. Monikanavaisuus edellyttää suunnittelua, jotta kutakin kanavaa pystytään hyödyntämään sille luonteenomaisella tavalla. Tämä myös mahdollistaa eri kohderyhmien tavoittamisen kullekin ominaisella tavalla, toteaa Juholin (2009). Sisäisen viestinnän tavoitteena on selkeyttää henkilöstön kesken yhteistä tavoitetta, ja siten mahdollistaa tehokas työskentely yhteiseen suuntaan (Kauniskungas & Mäkelä, 2014). Lahden ammattikorkeakoulun strategiaviestinnässä eri kanavien käyttämisen tavoitteena on ollut lisätä yhteistä tulkintaa strategiasta ja strategisista tavoitteista.

2.     LAMKin strategiatyön lähtökohdat ja strategiaprosessin toteuttaminen

Lahden ammattikorkeakoulun strategiaprosessi käynnistyi LAMK Oy:n hallituksen ja johtoryhmän strategiaseminaarissa syksyllä 2014.  Strategiatyön tavoitteeksi määriteltiin hallituksen ja henkilöstön yhteisten merkitysten rakentaminen LAMKin tulevaisuudelle.

Strategiatyön lähtökohtina olivat:

  • tarve saada koko henkilöstö mukaan strategiatyöhön ja strategian toteuttamiseen
  • strategisen ajattelun vahvistaminen kaikilla organisaatiotasoilla
  • LAMK Oy:n arvojen määrittäminen ja arvojen merkityksen vahvistaminen LAMKin toimintaa ohjaavana tekijänä
  • korkeakoulukentän muutostilanteen arviointi ja LAMKin roolin asemointi
  • toimintaympäristön muutostekijöiden tunnistaminen ja konkretisoiminen
  • yhteisen käsityksen muodostaminen LAMKin tulevaisuudesta.

Strategiaprosessi haluttiin toteuttaa mahdollisimman osallistavasti ja avoimesti valmisteluvaiheesta lähtien. Henkilöstölle avoin työryhmäsivusto mahdollisti strategiatyön seuraamisen sekä keskusteluun osallistumisen koko strategiaprosessin ajan. Toinen strategiaprosessia ohjaavat ajatus oli yhteinen oppiminen sekä toimintaympäristön muutostekijöiden aikaisempaa laaja-alaisempi tarkastelu.

Strategiaprosessin kokonaisuus on kuvattu kuviossa 1. Strategiaprosessin alkuvaiheessa toteutettiin yhteistyössä Fountainpark Oy:n kanssa verkkoaivoriihi sidosryhmille, henkilöstölle ja opiskelijoille. Verkkoaivoriihessä keskusteltiin unelmien LAMKin toiminnasta, uudesta visiosta ja painoaloista. Aivoriiheen osallistuneiden kokonaismäärä oli 783 henkilöä.

Lahden ammattikorkeakoulun hallitus ja johtoryhmä linjasivat strategisia valintoja, ja strategiaprosessia edistettiin henkilöstön ja opiskelijoiden yhteisöllisissä työpajoissa.
Strategiatyön yhteydessä toteutettiin opiskelijavetoinen arvojen uudistamisprosessi. Lahden ammattikorkeakoulun strategia 2020 hyväksyttiin LAMKin hallituksessa 22.4.2015.

strategiaprosessin-toteuttaminen-ja-aikataulu

Kuvio 1. Strategiaprosessin 2016–2020 toteutus Lahden ammattikorkeakoulussa

3.     Viestintä LAMKin strategian toteutumisen tukena

Strategiaprosessissa keskeistä on ollut yhteisöllinen työskentelytapa, joka ohjasi myös valittujen viestintäkeinojen valintaa.  Strategiaviestinnän keinoiksi valittiin konkreettiseen toimintaan ohjaavia, nykyaikaisia keinoja. Perinteisemmistä viestinnän keinoista käytettiin painettuja esitteitä sekä työpajoja. Flooran päivä -tapahtumassa ja henkilöstön kehittämispäivässä keskityttiin tekemään todeksi juuri valmistunutta strategiaa. Yhteinen työryhmäsivusto ja verkkoaivoriihi mahdollistivat eri kohderyhmien yhteisen pohdinnan. Halusimme yllättää uusilla keinoilla, joita olivat mm. henkilöstön yhteinen Flooran päivä -tapahtuma sekä eri puolilla kampusta vastaan tulleet tarrat, joissa nostettiin esiin arvoja ja muita strategian osioita. Strategiakokonaisuudesta rakennettiin myös esitys LAMKin YouTube -kanavalle.

Visiota kohti on Respassa julkaistu haastattelusarja, jossa LAMKin henkilöstö arkipäiväistää ja tekee todeksi strategiaa. Haastatteluissa henkilöstö vastaa kysymyksiin, mikä itselle on työssä tärkeintä ja miten kukin on osaltaan strategiaa omassa arjessaan toteuttanut. Kunkin haastattelun teema valitaan heittämällä strategianoppaa. Strategianoppa on teollisen muotoilun opettajan toteuttama uudenlainen arpakuutio, jonka kymmenessä pinnassa tuodaan esiin strategisia valintoja.  Haastateltava haastaa aina kollegan, joten haaste kiertää eri puolilla LAMKia, ja vuoden 2016 loppuun mennessä haastatteluita on tehty noin 25.  Haastateltavat henkilöt ovat olleet otettuja kutsusta haastatteluun.

Strategiatekokilpailussa etsitään tekoa, joka on arvojen ja strategian mukainen sekä merkityksellinen koko LAMKille. Kilpailu on toteutettu kaksi kertaa ja siihen on osallistunut lähes kaksikymmentä ehdotusta sekä moninkertainen määrä henkilöstöä ja opiskelijoita. Teemoina ovat olleet arvot sekä Uusi LAMK – uusi työ. Henkilöstö ja opiskelijat osallistuvat samaan kilpailuun ja siihen voi osallistua työparina tai suurempana ryhmänä, mutta ei yksin.

Strategiateolle on asetettu arviointikriteerit, jotka ovat:

  • kilpailun teeman mukaisuus
  • hyödyllinen arjessa toteutettu tai toteuttamisvaiheessa oleva toimintatapa, joka edistää LAMKin strategian toteuttamista
  • kuvastaa iloa ja innostusta
  • vaikuttaa myös opiskelijoihin
  • on uutta ja kokeilevaa LAMKia
  • edistää LAMKin uudistamista yhdessä
  • on kuvattu selkeästi ja tiiviisti, jotta toimintatapaa on mahdollista levittää LAMKissa.

4.     Työ jatkuu

Valitut viestinnän toimintatavat Visiota kohti ja Strategiatekokilpailu ovat tukeneet strategiamme perusajatuksena ollutta yhteisöllisyyttä. Sekä kilpailuehdotuksissa että haastatteluissa näkyy innostus ja tekemisen ilo. Molempia toimintatapoja tullaan jatkamaan myös ensi vuonna, mutta haluamme, että ne elävät ajassa. Visiota kohti -haastattelua uudistetaan lisäämällä haastatteluun laatutyöhön liittyvä kysymys. Strategiatekokilpailussa taas muutetaan näkökulmaksi ”käräytä kaverisi”, jolloin saadaan positiivista paljastamisen kulttuuria vahvistumaan.

Mielestämme molemmat viestintätoimenpiteet ovat lisänneet keskustelua strategiasta ja tukeneet hyvin strategian toteutumista. Molemmat tavat ovat nostaneet esiin konkreettisia tekoja ja arjen tekemistä, kuten on haluttu. Näillä tavoilla olemme onnistuneet tukemaan strategian toteutumista, mutta eivät ne toki itsessään takaa onnistumista. Onnistunut strategian toteuttaminen vaatii johtamista sekä jatkuvaa vuoropuhelua johtajiston ja koko henkilöstön välillä.

Lähteet:

Mantere, S., Aaltonen, P., Ikävalko, H., Hämäläinen, V., Suominen, K. & Teikari, V. 2006. Organisaation strategian toteuttaminen. Suunnitelmista käytäntöön. Helsinki: Edita Prima Oy.

Juholin, E. 2009. Communicare – Viestintä strategiasta käytäntöön. Helsinki: Infor Oy.

Kauniskungas, N. & Mäkelä, J. 2014. Strategiaviestintä. [viitattu 20.12.2016]. Saatavissa:   https://prezi.com/850pcpn7av8w/strategiaviestinta/

Tuulenmäki, A. 2010. Lupa toimia eri tavalla. Porvoo: WSOYpro.

Vuorinen, T. 2013. Strategiakirja 20 työkalua. Helsinki: Talentum.

Kirjoittajat:

Mari Rosberg ja Soili Saikkonen työskentelevät Lahden ammattikorkeakoulussa viestintään ja strategiatyöhön liittyvissä tehtävissä.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *